用語解説 

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ToDoリスト

概要

 ToDoリストとは、これからやらなければならない事柄を列記したリストのことである。

 仕事や用事(タスク)を細分化し、それらをまとめ、予定表と平行して使用することで、タスク処理の最適化を図るために作成する。実行しているタスクが終了した際に、ToDoリストを参照することで、次にすべきタスクの確認が容易にできることが、ToDoリストを用いる最大のメリットである。

長所・短所

 長所としては、しなければならないことが明確化されるため、業務に無駄な時間ができにくいことがあげられる。ToDoリストでやり残した業務が簡単に確認できるため、その業務が終了したことを確認するために時間を浪費することがなくなる。

 短所としては、あまりにもToDoリストに縛られすぎると、それがプレッシャーとなって作業効率がかえって悪化することがある。こういった場合は、時間系列でまとめた予定表と併用することで、タスクを効率的に処理することが可能となる。

シーン

 手帳やノートに手書きで行う場合も多いが、最近はToDoリストの作成に特化したスマートフォンのアプリケーションが多数登場している。自分の好みや利便性に併せて、ToDoリストを選べる。

ケーススタディ

 タスクが発生した際、すぐにToDoリストに追加をする。そして、それらをジャンル別に細分化し、最も重要なタスクから処理を始め、終了後はToDoリストから削除。次にしなければならないタスクを探し、それに取り掛かる。これらを繰り返すことで、これまで何をしてきたか、これから何をしなければならないか、そして、あとどれくらいタスクが残っているかが一目瞭然となり、作業の効率化やタスク消化忘れ防止になる。

気を付けるべきポイント

 ToDoリストを利用するシーンを想定すると、業務のみの利用になりがちだが、プライベートで必要なタスクも一緒にToDoリストに纏めておくことで、突発的に発生したタスクの処理を的確に行うことが可能である。

 さらに、タスクごとに所要時間を記入しておかなければ、そのタスクがいつ終わるのか、次のタスクは時間として間に合うのか、といった判断がとっさにできず、作業効率が低下してしまう。各タスクの所要時間をToDoリストに明記することは必須といえる。

 そのほかにも、あまりにも完成されたToDoリストの作成に気が回りすぎ、その時間自体がタスクのひとつになってしまっては本末転倒であるから、簡潔で使いやすいToDoリストを短時間で作成することが肝要であるといえる。

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