2016.12.15 (Thu)

理想的な会社の在り方とは(第8回)

管理職は社員の勤怠と体調を管理できているか

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 長時間労働は、従業員だけではなく企業にとっても悪影響を及ぼします。従業員に無理をさせて短期的に業績を上げたとしても、長期的に見れば、人材流失や業務効率の低下など、企業の成長を止める原因となるでしょう。

 しかし、この問題は簡単には解決できません。業界の体質上、長時間労働が必要となる場合や、繁忙期と閑散期の差が大きい企業など、さまざまな事情に左右されるからです。

 そのような事情でも、職場環境を改善していく方法があります。それは、管理職が部下の勤怠状況や体調を、正確に把握することです。管理職が肌感覚で問題ないと思っていても、従業員は疲弊しているかもしれません。現在の職場環境にどの程度問題があるのかを数字で管理すれば、企業として問題解決に取り組みやすくなるでしょう。

 ここでは、管理職が簡単に導入できる勤怠状況や体調の管理方法を紹介していきます。

タイムカードや手書きの勤怠管理の問題点

 勤怠管理とは、従業員の出勤時間や退勤時間、欠勤状況、休暇の取得状況などを正確に把握し管理していくことを指しています。このような内容から、勤怠管理といってまず思い浮かべるのはタイムカードでしょう。

 しかしタイムカードを導入することは意外とコストがかかるものです。打刻機本体に加え、従業員ひとりひとりの勤怠管理カードも必要になります。

 そのため、たとえば飲食やアパレルなど、店舗単位で見れば従業員が少ないような場合には、タイムカードを導入せずに、手書きや表計算ソフトなどのシートへの入力で勤怠状況を申告するようにしている場合もあります。しかし、これだと管理者に任せきりになったり、正社員やアルバイトなど、異なる雇用形態に対応することが難しく、かえって勤怠管理が難しくなる恐れがあります。

 勤怠管理が適切に行われなかったとしたら、管理職が部下の労働時間を正確に把握できていないことを意味しています。このような状況が続けば、サービス残業や無申告の休日出勤などが常態化し、管理職も知らないうちに職場環境が悪化しているような事態に陥る可能性もあります。

クラウドなら勤怠管理が簡単に

 そこで導入を考えたいのが、近年登場しているクラウド型の勤怠管理システムやアプリです。クラウド型のため機器を購入するといった導入コストの負担が少なく、簡単に始めることができます。

 クラウド型勤怠管理システムやアプリは数多く存在しますが、一例として「キングオブタイム」というものを紹介します。このシステムを使えば、指紋認証、指静脈認証などの生体認証がタイムカードの打刻代わりとなります。スマートフォンからの打刻もできるので、直行直帰が多い外回りの従業員の勤怠管理も可能です。

 同サービスでは、日本全国はもちろん、海外を含めてリアルタイムな勤務状況を確認できるので、海外の支店や営業所をまとめて勤怠管理したい場合にも使えます。さらに、クラウド型の給与ソフトや会計ソフトと連動させることで、給与計算に関わる業務を軽減することができます。

 スマートフォンを活用するサービスでは、「シュキーン」というクラウド型勤怠管理システムもあります。これは出退勤時にスマートフォンを持ち、親機として設定されたiOS端末の近くを通るだけで出退勤記録ができるという仕組みになっています。このアプリを使えば、タイムカードで問題となる「打刻忘れ」を無くすことができ、的確な勤怠管理を行うことができます。

 これ意外にもSuicaやPASMO、ICOCAなどといったNFC対応ICカードを親機端末にかざし、電車を乗り降りするように出退勤記録ができる方法も用意されているため、自社に合ったやり方を選ぶことが可能です。

 飲食やアパレルなどの店舗で勤怠管理をするのであれば、タブレット端末だけで導入できる「スマレジ・タイムカード」というクラウド型勤怠管理アプリもあります。シフトを管理する機能も搭載しているので、従業員ごとに勤務時間が異なる勤務体系の職場には最適です。

 このようなクラウド型の勤怠管理システムやアプリを活用すれば、勤怠状況は従来よりも早く、ミスも抑えて集計されるため、総労働時間や残業時間の多い部下の把握が容易になります。「労働時間の多い部署の仕事量を見直したり、人員の増強を検討する」「労働時間が少ない部署から、労働時間の多い部署へと人員を異動する」といった管理職としての判断にも役立ちます。

クラウドで取得したデータは慎重に活用しよう

 もちろん、部下の勤怠状況だけみて、遅刻や欠勤が目立つからといって頭ごなしに注意してはいけません。「体調が悪いのではないか」「なにか悩みを抱えているのではないか」など、慎重に推察していく姿勢が求められます。

 また、残業が多い部下に対しても、ただ「仕事量が超過している」とだけ考えるのではなく、「体調が悪いことで仕事の進捗が遅れ、残業につながっているのかもしれない」と合わせて考えてみることが重要です。

 クラウド型の勤怠管理システムやアプリは、仕事だけでなく、部下の勤怠状況を把握し分析するのには便利なツールです。取得したデータを元に部下の体調も把握していくことで、より従業員が働きやすい職場へと変わっていけるでしょう。

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