2016.6.27 (Mon)

ICTで業務を効率化(第4回)

いまどきのできる社員の1日

posted by 株式会社アークコミュニケーションズ

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 総務省の「情報通信白書」によれば、1日のうちに電話をする時間は2005年に19.54分、2010年でも18.85分でしたが、2014年は10.7分に激減しています。メールで指示したり、報告したりと、音声によるコミュニケーションがなくても仕事ができるようになった現代。これに反発する人もいるかもしれませんが、ICTの発達により効率的な仕事の進め方が変わってきているのも事実です。

 ここでは、こんな時代における「できる社会人」の仕事の進め方をみてみましょう。

カフェで仕事したほうがはかどる?

 カフェでノートパソコンを開いて仕事をしている人はみんな「ドヤ顔」をしている…、と揶揄されることがあります。しかし、ICT時代のいま、仕事のしかたは人それぞれ。できる社員はスマートフォンやパソコンなどの情報機器を最大限に利用して、効率的な仕事の進め方を見付け出しているのです。

 ではなぜ、社内でもできる仕事をわざわざ社外のカフェでするのでしょうか? サボりやすい、というわけではなく、集中したいからです。『小さなチーム、大きな仕事』などのビジネス書の著者として知られるジェイソン・フリード氏は、講演で「集中したいときにどこで仕事をするか」と参加者に質問したところ、オフィスと答えた人はゼロだったといいます。オフィスには、なにかと集中を妨げる要因があるのでしょう。

 前述したように、仕事でのコミュニケーション手法は激変しました。いまや企業のデスクにいなくても、インターネット環境さえあればどこでも仕事ができます。コーヒーショップでは、店内の無線LAN環境はもちろん、ノートパソコン用の電源を提供するところもあります。また、少し前までは社外でできる仕事といえば、メールチェックや資料作成、メールの送受信程度でしたが、現在ではさまざまなプラットフォームが整備され、企業のデスクにいるときとほぼ同様に仕事をこなすことができるのです。

変わってきている社外での仕事環境

 もちろん、社外でパソコンを使って仕事する人すべてが、できる社員というわけではありません。ここで、A君の例でみてみましょう。

 A君は定時前に出勤し、デスクでメールチェックや印鑑の必要な書類などの整理をします。社内でしか行えない業務を進めると同時に、同僚や上司と顔を合わせたコミュニケーションも忘れてはいけません。ひととおりの作業が終わり、企画書を作成するため、上司の許可を得て社外に出ます。このときの理由は「集中して仕事をしたいから」。

 ここでノートパソコンなどを持って外出するわけですが、セキュリティ上、ノートパソコン内に業務で使うファイルの保存を禁止している企業も多いと思います。しかし、A君のノートパソコン内にファイルは保管されていません。企業のサーバーやクラウド上に保管しているのです。カフェに着いたA君は、まずグループウェアを使って自分と社内の関係者のスケジュールを再確認します。同僚や後輩への指示は、チャットなどを使って行います。一段落したら、今度は自分の企画書づくり。企画書といえばパワーポイントですが、A君のノートパソコンにはインストールされていません。

ノートパソコンにアプリケーションは不要!?

 実は、いまではクラウド上でワードやエクセル、パワーポイントのファイルが編集できます。ファイルを持ち出すのではなく、クラウド上で直接編集するので、セキュリティ上も安心。外出先でもデスクにいるときと同じように作業ができます。

 A君は昼食後、オフィスに戻ります。外出中にA君宛に届いた電話のメモなどは、グループウェアに記録されているので、確認後に処理します。もちろん、外出先から携帯電話で通話もできますが、そもそも社外にいるのは集中して仕事を行うためなので、そのときに電話をかけては意味がありません。

 一方、対面での打ち合わせなど、社内の会議室で行うのが効率的な業務もあります。毎日2時間、電話禁止の集中タイムを設けている企業がマスコミで取り上げられたことがありますが、全社で実現するのはまだまだ難しいでしょう。できる社員は、いちばん仕事を効率的に行える環境を自分で見付け出しています。いまやデスクに張り付いて仕事をしていることが、できる社員の条件ではなくなりつつあるのです。

 最近では、オフィス環境の改善に力を入れている企業も多くあります。ICTの力を借りて、社員の能力をさらに生かせる職場作りを目指してみませんか。

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