2016.4.21 (Thu)

ICTで業務を効率化(第2回)

紙のマニュアルより伝わる社員向け動画を作ろう!

posted by 株式会社アークコミュニケーションズ

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 社内の作業マニュアルや新入社員のための研修資料は、文書で作成するケースが多いでしょう。しかし読みやすくなるようにイラストや図表を活用しても、なかなか読んでもらえないと嘆いたことはありませんか。それであれば、いっそのこと動画で作ってみてはいかがでしょう。ここでは、マニュアルや資料の動画化について解説します。

動画なら、ほんの数分で理解してもらえる!

 まず、紙ベースのマニュアルのデメリットを考えてみましょう。例えば新入社員などに渡す企業ルールなどが書かれたマニュアルの場合、渡すだけではなく総務などの担当者が説明をします。いわば、担当者は新入社員が入社するたびに同じ説明を繰り返すのです。また作業マニュアルの場合、いくらテキストで細かく説明し、イラストなどを載せたとしても、動きまで表現することが難しいため、実演することも必要になってきます。ここでも同じことの繰り返しが発生します。マニュアルごとに担当部署が違えば、調整の手間も生じます。

 その点、動画なら流しておくだけなので、担当者は最初と最後だけ同席すれば済みます。また、説明が苦手な担当者であった場合、相手の理解度に不安を覚えてしまいますが、動画なら一定の品質を保って内容を伝えることができます。加えて、クラウドサーバー上にアップすれば時間・場所を気にすることなく閲覧することが可能になり、わからないことがあったら何度でも復習できるのも魅力です。

 「百聞は一見にしかず」という言葉があるように、テキストより動画のほうが情報がより多く伝わります。読むのに10分以上もかかるマニュアルでも、3分程度の動画に収められるかもしれません。これは読む側にとっても、負担の軽減となります。

動画マニュアル作りにチャレンジしよう!

 さて、動画作りは機材などのハード面はもちろん、シナリオ作成や演出などで手間がかかりそうだと敬遠している人も多いかもしれません。しかし、そこまで深く考える必要はないのです。

 例えば新入社員向けの研修マニュアルを動画化する場合、質疑応答形式の動画を作ってみたらどうでしょう。ソフトの使い方や作業方法を伝える内容なら、実際の現場で撮影すればいいのです。そのとき、実演者にはいままで後輩に指導してきた内容をそのまま演技してもらい、解説のナレーションを追加すれば完成です。

 機材は、動画の撮れるデバイスなら、スマートフォンやデジタルカメラでOKです。動画の管理・配信に関しては、動画配信クラウドサービスを利用するのがおすすめ。作成した動画はクラウドサーバー上にアップロードしてオンデマンド配信すれば、必要な人は手の空いた時間など、都合に合わせて閲覧できます。

「どこでも誰でも」で品質アップ

 デジタルデバイスが普及している現在、動画のメリットはいつでもどこでも誰でも見ることができることです。動画配信クラウドサービスを利用すれば、パソコンはもちろん、スマートフォンなどデバイスを問わずに再生することが可能です。言い換えれば、全国各地で、同じ品質の社員教育ができるのです。これにより、拠点ごとに担当者を配置するコストの削減にもつながるでしょう。

 動画をうまく活用して、業務を効率化していきたいものです。

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