2016.4.14 (Thu)

ICTで業務を効率化(第1回)

ICT機器のクラウド化でコスト削減

posted by 株式会社アークコミュニケーションズ

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TCO(総所有コスト)を見直そう

 昨今の会社経営で経費を圧迫しているもののひとつにTCO(総所有コスト)があります。なかでも現代の企業には不可欠となっているICT機器は、買っておしまいではなくハードウェアおよびソフトウェアの保守管理、また定期的な更新がどうしても必要となり、企業の経営にこれらの負担が重くのしかかっているのが現状です。

 これらをクラウド化することにより、経費削減ができる…、というのは本当でしょうか?

クラウド化によるメリットが広がっている

 クラウド化でまず思い浮かぶのは、データをクラウド上に保存するということでしょう。これにより、全国のどの拠点からでも瞬時に同じデータを取り出せるようになりました。また、自社で管理するとデータクラッシュなどでデータが消失する危険もありますが、クラウドなら幾十にも対策がされているほか、データのバックアップも常にとられているので安心です。

 ここで忘れてはならないのが、クラウド化により、サーバやストレージ、ネットワークなど自社で管理するハードウェア、つまりTCOが大幅に削減されていることです。加えて、サーバルームなどスペース面を考慮することもほとんど必要なくなりました。また、運用に関する管理者もほぼ不要といってもよいでしょう。データをクラウド化するだけで、運用がかなりスリム化したことになります。つまりデータのクラウド化により、企業のICT資産の様相は以前に比べ大きく変貌をはじめたのです。

ICTからさらに広がるクラウド

 データ管理などICTを利用したサービスがクラウドで次々と実現されているのは、周知のとおりです。しかし、企業で使われている通信にはいまなお、音声通話やファクス通信が大きなウェイトを占めているのも事実です。これには社外とのコミュニケーションのほかに、内線電話など社内での連絡のためのものもあります。

 数台ならともかく、部署ごとに代表番号があり、そこから保留して個人の番号に転送する、といった電話システムには社内に交換機が必要となるのはご存じのとおり。社内の交換機、つまりPBX(構内電話交換機)は、購入や設置のコストがかかることはもちろん、運用、保守、また社内レイアウトの変更に伴う設定変更など、社内で軽微な人事異動があっただけでも追加コストが発生します。

 また、PBXでは、社員に配布したスマートフォンの管理はしにくいのが現状です。さらにPBXは、電話のためだけに高額費用や大きなスペースをとり、不経済な存在だと思っている担当者も多いでしょう。そこで登場したのが、PBXのシステムをクラウド化するということです。サーバのクラウド化の場合と同様、PBX装置の設置が不必要となり、費用・スペースの面でアドバンテージを得ることができます。加えて、運用も簡便になることも注目です。

ICTの恩恵を最大限得られるクラウドPBX

 さらにクラウドPBXでは、机上の電話機だけでなく、スマートフォンやタブレット端末などを内線機器として使用することも可能になります。 例えば、営業部員が外部から会社に連絡する場合、クラウドPBXでは内線として取り扱うことが可能です。

 もちろん拠点間の外線通信も、高価な専用線を用意することなく内線扱いで処理することができます。そのほか、電話番号の管理も一括してできることもポイント。電話帳をクラウドに置くので社員が携帯電話を紛失しても、顧客情報の漏えいにはなりません。

ICTのクラウド化で持たない経営を実現

 データの管理、PBXなど企業のICTインフラは今後クラウド化がさらに進んでいくでしょう。それにより、持つ経営(=高TCO経営)が様変わりし、持たない経営(=低TCO経営)へとシフトしていきます。

 ICTが企業活動に不可欠となったころは機器の調達に頭を悩まされましたが、これからはクラウド化でスリムなICTを実現できることは間違いありません。機器の購入を考える前に、クラウド化で実現できないかをまず検討してみましょう。

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