ビジネスを成功に導く極意(第29回)

デキる人は実践済み、レポート・報告書作成のコツ

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 在宅勤務の時間が増えたことで、仕事のちょっとしたコツやポイントが、同僚へ気軽に聞けなくなり困っている人も多いのではないでしょうか。とくに重要なのが、レポートや報告書の書き方の基本を押さえること。そこで本記事では、レポート・報告書を書くときに押さえたい基本的なポイントや、上司へ提出する前に実践したいチェック方法を紹介します。

読み手をイメージし、事実から導いた結論を常に念頭に置く

 レポートや報告書は、業務の結果や調査・研究の成果などを報告するものです。日報や研修報告書、トラブルレポートなど社内向けのものや、顧客向け報告書など、内容は実にさまざま。読み手も上司だけでなく、経営層や株主、クライアントと提出物によって異なります。レポートや報告書を作成するときは、まず最初に「読み手は誰なのか」をしっかり意識することが重要です。ターゲットを明確にし、どのような情報を求めているのか想像するところから始めましょう。

 ターゲットをイメージしたら、次は結論を明確にします。結論は、主観的なものではなく、データや事実を重視した客観的な内容にするよう心掛けましょう。例えば「売上げが前月より100万円アップした」、「受注数が前年比3割伸びた」、「A社からは『高品質で使いやすい』、B社からは『スピードが早くて助かる』といった評価のコメントをいただいた」など、具体的な数値や事実を含めることで、単なる個人の感想ではなく、説得力のある結論にすることが可能です。

 設定したターゲットや結論を「常に意識し続けること」も大切です。結論を強く意識し続けながらレポートや報告書を作成することで、ブレのない終始一貫した報告書が作成できるのです。

構成を決めて分かりやすさに注意しながら、まずは書いてみる

 レポートや報告書は、一般的に「表題」→「実施内容」→「分析」→「結論」の流れで書かれることが多いとされています。読み手の好みによって、結論を前に持ってくるなどして調整するとよいでしょう。ゼロからレポートや報告書を作成するのが難しい場合は、インターネット上で公開されているテンプレートなどを活用し、ひとまず文章を入力してしまうという手もあります。そのあと、ターゲットや報告書の用途に応じて構成を組み替え、内容を精査すると、比較的スムーズに作成できるでしょう。

 レポートや報告書を書くときに大切にしたいのが、わかりやすさを意識することです。文章だけで表現するのではなく、適切な位置に見出しを入れたり、箇条書きで表現したり、ビジュアル的に表現できる部分は「表組やグラフを採用するとよいでしょう。また、慣れないうちは、文章に無駄な部分が多くなりがち。不必要な文章をそぎ落として、なるべく短い文章で表現することを意識しましょう。なお、レポートや報告書へ盛り込むべき要素がそもそも多く、どうしても文書が長くなってしまう場合は、別途、内容を要約したサマリーを準備するとよいです。

 また、わかりやすい文章にするためには、「一文の文字数が多くなりすぎないよう、最大80文字前後に収める」、「一文一意(ひとつの文章に詰め込む情報はひとつに絞る)を心掛ける」、「主語と述語がずれないよう注意する」などもポイント。これらも意識して、より分かりやすいレポートや報告書をめざしましょう。

「事実」と「所感」を分け、書き終わったら必ず確認する

 レポートや報告書を作成するときにやりがちなのが、報告するに至った背景や事情、感想をダラダラと書くことです。特に、ミスやトラブルの報告書などは、無意識のうちに言い訳を書き連ねてしまうこともあります。

 これを避けるのに有効なのが、事実と所感を分けて記載することです。事情の説明や言い訳、感想などが長いということが視覚的に気付けるため、無駄な部分を削る作業が効率的に行えます。

 こうして完成したレポートや報告書を、提出前に確認することも重要です。一般的な文章の構成要素としては「5W1H(いつ、誰が、どこで、何を、なぜ、どのように)」が有名ですが、ビジネス文書ではさらに「2H(いくらで、いくつ)」をプラスした「5W3H」の8要素を意識するとよいでしょう。

 レポートや報告書の作成技術は、ビジネス文書全般で必要となる基本的な要素が求められるため、提案書や稟議書などほぼ全てのビジネス文書に応用できます。ビジネス文書の基礎を学ぶ機会だと前向きに捉えて、よりよい文書の作成をめざしましょう。

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