ビジネスを成功に導く極意(第27回)

仕事がスイスイ片付く「テレワーク時間管理術」

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 「テレワーク時の時間管理がうまくできない」、「在宅勤務だと、つい長時間ダラダラ働いてしまう」こんなお悩みをお持ちの方はいませんか。少しの工夫で、時間の使い方は大きく変わります。ここではタスクリストを機能させる方法、メリハリのつけ方、やる気が出ないときの対処法など、すぐに実践できるタイムマネジメント術を紹介します。

タスクリストは「所要時間」が重要

 仕事をタスクに分解し、リスト化して管理している人は多いと思います。それでも仕事がなかなか終わらず、毎日仕事に追われているのだとしたら、そのタスクリストは十分に機能していないのかもしれません。

 タスクリストには、「仕事をタスク化する」、「抜け・漏れを防ぐ」、「優先順位をつける」、といった目的がありますが、タイムマネジメントの観点から言えば、最も重要なのは「必要な時間を把握する」ことです。所要時間を把握して計画を立てないと、仕事はいつまで経っても終わらず、スピードや質も上がりません。よって、すべてのタスクに「所要時間」を割り振るとよいでしょう。所要時間を見積もるときには、電話やチャットの返信などで作業が中断されることも考慮して、最初に考えた時間の1.5倍を見込むこともポイントです。

1日の業務に「メリハリ」をつける

 「仕事の量は、完成のために与えられた時間をすべて満たすまで膨張する」という「パーキンソンの第1法則」があります。これは、人は使える時間に合わせて仕事を終わらせる傾向にあることを示しています。逆に言えば、使える時間が限られていれば、なんとかその時間内に終わらせようと頑張るということ。ダラダラと仕事をしないためには、1日のはじめに「今日は○時から○時までしか働かない」と心に決めることが大切です。

 とはいえ、無理やりタスクを詰め込むのは逆効果。集中力を高めて効率よく作業するために、1日の業務に「メリハリ」をつけましょう。

 たとえば、25分間作業して5分間休む「ポモドーロ・テクニック」は、集中力を持続させる手法として有効です。「25分で10件返信できた」「25分で50%進んだ」など、パフォーマンスを定量的に計測しやすく、成果が数字で実感できるのでモチベーションアップにもつながります。

 午後は午前よりも業務時間が長く、どうしても集中力が途切れてしまいます。そんなときは、15時に長めの休憩を入れてみましょう。疲れた目を休めるために仮眠を取るのも手です。

「やる気コントロール」もタイムマネジメントのひとつ

 人間、誰しも気持ちの浮き沈みはあるもの。特に上司や同僚の目が届かない在宅勤務だと、やる気が出ないときに自らを律するのが難しい人もいると思います。しかし、モチベーションが上がらないからといって作業を先延ばしにしても、最終的に困るのは自分自身です。やる気が出ないときの対処法も身につけておきましょう。

 億劫な作業があるときは、5分だけやってみましょう。作業を始めると気分が乗ってきて30分、1時間と続けられるケースも多々あります。

 仕事に対するモチベーションが上がらないときは、「簡単な作業からやってみる」を試してみてください。メール返信1件、電話1本、頭を使わない処理業務など、すぐに終わる仕事を片付けると、頭が冴えてきて次の仕事に取り掛かりやすくなることがあります。

 「好きな作業・得意な作業を行う」も有効です。優先順位や重要度もはいったん無視して、一番やりたいことから始めます。仕事モードに切り替わったら、その勢いのまま本来やるべき作業を終わらせてしまいましょう。

 今回紹介したタイムマネジメント術は、どれも簡単に始められるものばかりです。作業スピードやパフォーマンスの質を高めるために、すぐにできそうなものから採り入れてみてはいかがでしょうか?

※掲載している情報は、記事執筆時点(2020年9月1日)のものです。

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