オフィスソフト使いこなし(第56回)

エクセルのアイコンセットで見やすい表をつくる

posted by 松崎 美穂

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 エクセルには、複数の数値の大小関係や増減具合を分かりやすく見せる方法があります。それは条件付き書式の1種である「アイコンセット」の活用です。アイコンセットを使えば、数値の大小関係や、良い・悪いといった状態を、視覚的に表せます。アイコンセットには信号機や、矢印、旗といったなじみのあるマークばかりですので、見る人の瞬間的な判断に役立つでしょう。

アイコンセットの表示設定

 下表のような試験の得点表に、信号機のアイコンセットを設定して、得点の高・中・低を表示します。

 アイコンセットを挿入するには、まず得点のセル範囲を選択します。次に(1) [ホーム] タブの[スタイル]グループにある[条件付き書式]をクリック。(2)プルダウンメニューから[アイコンセット]を選択し、(3)アイコンの種類を指定します。

 アイコンセットは、3分類のもの、4分類のもの、5分類のものがあります。ここでは高・中・低を表示したいので、3分類の信号機を挿入します。

 すると、下表のようにアイコンが表示されました。高得点が青、中得点が黄、低得点が赤で表示されるので、高得点者が多かった試験だったことが一目で分かります。なおアイコンは数値と同じセル内に表示されますので、事前にセル幅を調整しておくと良いでしょう。

アイコンセットのルールを編集する

 3分類のアイコンセットを挿入すると、色分けルールの初期設定は、指定したセルの範囲内の最大値と最小値によって変わります。33%未満が赤、33 %以上 67 %未満が黄、67%以上が青となっていますが、100点満点で67点以上が青になるとは限りません。

 少しややこしいところですが、最大値と最小値の範囲で色分けがされているのです。数式で表すと、「(最大値-最小値)×n%+最小値」になります。

 下表では最大値の得点が99、最小値の得点が20なので、(99-20)×67%+20=72.93点以上が青と判定されます。つまり73点ならば青、72点は黄色となるのです。

 このようにアイコンセットは、設定したセル範囲の最大値と最小値によって色分けされているので、得点と%表示が一致しないのです。

 このほか、たとえば試験結果を90点以上は青、70点以上は黄、70点未満は赤で表示させたい場合などに、ルールの初期設定を変更することで可能です。ルールの変更は、条件付き書式が設定されているセル範囲を選択し、 [ホーム]タブの [スタイル]グループにある [条件付き書式]をクリックし、[ルールの管理]をクリックします。

 [条件付き書式ルールの管理]ダイアログ ボックスが表示されたら、 編集するアイコンセットのルールをクリックして選択し、[ルールの編集]をクリックします。

 [書式ルールの編集]ダイアログボックスが開いたら、下段の[ルールの内容を編集してください]の右下にある[種類]をクリックします。 [数値]を選択すると、具体的な得点で色分けがされるようになります。

 次に[種類]の左にある[値]ボックスに数値を入力します。上段が青と黄のボーダーライン、下段が黄と赤のボーダーラインとなります。今回は、90点 以上が青、70点以下が赤となるように変更します。

 数値を入力して[OK]をクリックすると、色分けが変わります。

アップ・ダウンが分かりやすい矢印アイコン

 また前回の得点と比べた際のアップ・ダウンが理解しやすくなるアイコン表示として、矢印が挙げられます。今回の試験得点と前回のものを比較してみましょう。矢印のアイコン表示をするには事前に準備が必要で、両者の差をF列に求めておきます。

 前回との点数差は、セル内に[=今回の得点が入ったセル-前回の得点の入ったセル]という数式を設定すれば求められます。たとえば3Fのセルに入れる数式は[=3D-3E]です。

 次に得点差が入力されたセルを選択し、(1) [ホーム]タブの [スタイル]グループにある[条件付き書式]をクリック。(2)プルダウンメニューから[アイコンセット]を選択し、(3)矢印のアイコンを指定します。

 矢印アイコンの上向き、下向きの設定を行います。[ホーム]タブの [スタイル]グループの [条件付き書式]をクリックし、[ルールの管理]でダイアログを表示します。

 [ルールの内容を設定してください]の下段にある[アイコン]や[値]、[種類]を確認します。点数差がプラスの場合は今回が前回より上がっているので[アイコン]を緑の上向きの矢印に、点数差がマイナスならば下がっているということなので赤い下向きの矢印に、ゼロの場合は黄色の横向きの矢印になっています。[値]は上段が「1」、下段が「0」にします。[種類]は「数値」です。

 ちなみに、ダイアログボックスの中段にある[アイコンのみ表示]にチェックを入れると、点数(数値)は表示されずにアイコンのみが表示されます。前回と今回の変化だけを知りたい場合などに活用できます。

 

 一目で数値の状態が分かりやすくなるアイコンセットは、[書式ルールの編集]によって、さらに使い勝手をあげるこおができます。たとえば「90点」という得点が良い=緑なのか、普通=黄色なのかは、受験者の平均得点によっても変わってくるでしょう。そんなときは[書式ルールの編集]で、適したものに調整しましょう。自分で数値を見比べるだけでなく、相手へ瞬時に理解してもらいたいときなどには、ぜひ活用してみてください。

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松崎 美穂

松崎 美穂

大学卒業後、外資系ソフトウェアベンダーへ入社。インストラクター、コンサルタントとして約5年在籍。その後フリーとなり、インストラクター経験を活かし、各種ソフトウェアの操作説明作成、カスタマーサポート、Office製品・パソコンインストラクターなどの業務に従事。2児の母。趣味はピアノ。

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