オフィスソフト使いこなし(第51回)

エクセルのテーブル機能を5分でマスターする

posted by 松崎 美穂

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 エクセルのテーブル機能は、作成した一覧表やリストを範囲指定することで、並び替えや、集計、抽出などの管理が簡単に行えるようになります。

 並び替え、集計、抽出などはテーブル機能を使用しなくても、[ホーム]タブの[編集]グループにある[並べ替えとフィルター]でも可能ですが、テーブル機能なら複数の条件設定をボタン1つで処理できるようになります。エクセルでデータ集計などの作業効率を高めたいと考えるなら、覚えておきたい機能の1つです。

テーブルへの変換は所要時間3秒

 まずデータ(一覧表)内にある任意のセルをクリックし、[挿入]タブの[テーブル]グループにある[テーブル]を選択します。

 テーブルに変換するデータの範囲はエクセルが自動的に判断しますが、[テーブルの作成]ダイアログボックスの[テーブルに変換するデータ範囲を指定しください]ボックスの表示内容で確認します。

 [OK]を押すと、テーブルが作成されます。一覧表の最上列は、見出しと認識されます。この見出しに設定されたセルから、さまざまな機能が使えるようになります。

表が見やすくなるデザインを自動作成

 テーブルを作成すると、一覧表の行が交互に塗り分けられた縞模様のデザインに変わります。縞模様以外にも、テーブル機能には多くのデザインが用意されています。デザインを変更して、見やすい一覧表を作成しましょう。

 デフォルトで適用された縞模様のデザインから変更するには、[テーブルツールデザイン]タブの[テーブルスタイル]グループの[クイックスタイル]をクリックします。

 [テーブルツール]タブは、テーブルを選択しているときのみ表示されます。まずテーブルに指定されているセルを選択しておきましょう。このように選択対象に応じて表示されるタブをコンテキストタブと呼びます。

 [デザイン]タブの[テーブルスタイルのオプション]グループの項目にチェックを入れることにより、縦と横の縞模様を入れ替えたり、集計行を追加することができます。

テーブルを使用した並び替え

 テーブルには、設定された列のデータを並び替えたり、抽出するなどのフィルター機能を備えています。フィルター機能の設定は、見出しのセル内にある下向きの三角のボタン(フィルターコントロール)をクリックして行います。フィルターコントロールをクリックすると、ドロップダウンリストが展開されます。

 並び替え順は「昇順」「降順」の2通りを指定できます。1列のデータだけではなく、複数列で並び替えることも可能です。またフィルターの条件を複数設定できるので、前述の[並べ替えとフィルター]より複雑なフィルター設定を一括で行えます。

 並べ替えを指定すると、フィルターコントロールの右に、上もしくは下向きの矢印が表示されます。並べ替えた順序を示すアイコンで、上向き矢印が昇順、下向き矢印が降順です。

フィルターの種類も充実しているテーブル機能

 フィルターコントロールのドロップダウンリストから、テキスト、数値、日付といったフィルターの属性を設定することができます。フィルターの属性によって、抽出条件の種類も細く設定できるのが、テーブル機能の特徴です。ドロップダウンリストの右側に表示されるリストから条件を選択すると、ドロップダウンリスト下に表示されるチェックボックスが変わります。

 たとえば日付フィルターで、[先月]という抽出条件を選択すれば、先月に関するデータが抽出されます。

 同じことを、テーブル機能を使わずに行う場合は、条件として1カ月間の日付を指定しなければいけません。テーブル機能は週や月、年、期という単位で一括処理できるので、データ比較による検討時に短時間で必要なデータを一括で抽出できるのです。

 フィルターを設定するとフィルターコントロールボタンに漏斗のマークが表示されます。またフィルターに指定されている範囲は、左の行番号が青く表示されことで分かります。

 今回は、エクセルで一覧表を扱う時に覚えておくと便利なテーブル機能について紹介しました。並び替えや抽出といったデータ処理を行う上で基本となる操作が、ボタン1つで簡単にできるようになるのが、この機能のメリットです。さらに設定作業も5分間程度というのも、もう1つのメリットになります。一覧表の管理や、プレゼンで資料を編集するときなどに活用して効率化を図りましょう。

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松崎 美穂

松崎 美穂

大学卒業後、外資系ソフトウェアベンダーへ入社。インストラクター、コンサルタントとして約5年在籍。その後フリーとなり、インストラクター経験を活かし、各種ソフトウェアの操作説明作成、カスタマーサポート、Office製品・パソコンインストラクターなどの業務に従事。2児の母。趣味はピアノ。

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