オフィスソフト使いこなし(第50回)

うっかり上書きを防止するワードの編集の制限

posted by 松崎 美穂

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 ワードでは作成した文書にパスワードを設定することにより、閲覧や上書きを制限する「編集の制限」という機能があります。その機能は、上書きしてほしい部分と禁止の部分を混在させることも可能です。本記事では、編集の制限を用途に応じて使い分るテクニックを紹介します。

パスワード設定で閲覧を制限する

 閲覧や上書きを制限する最初の方法は、パスワードを設定することです。パスワード設定により、ファイルが暗号化され、パスワードを入力しないとファイルが開けないようになります。

 ワード文書にパスワードを設定するには、次のように操作します。[ファイル]タブをクリックしてバックステージビューを表示します。コマンドから[情報]→[文章の保護]の順でクリックし、[パスワードを使用して暗号化]を選択します。

 ファイルを暗号化するためには、表示された[ドキュメントの暗号化]ダイアログボックスにある[パスワード]ボックスに、パスワードを入力し、[OK]をクリックします。

 パスワードを確認するための[パスワードの確認]ダイアログボックスが表示されます。先程のパスワードをもう一度入力し、[OK]をクリックすれば完了です。バックステージの[情報][文書の保護]の表示が下記のように変わります。

 ここで設定したパスワードを忘れると、ファイルを開くことができなくなってしまいます。パスワードは忘れたり、紛失したりすることの無いように管理しておきましょう。

読み取り用、書き込み用で上書きを制限する

 ワードでは、ファイルの保護を段階別に設定することが可能です。ファイルを開けないようにする「文書の保護」以外にも、「読み取り専用」や、「書き込み専用」などがあります。

 読み取り専用は、文書の閲覧やコピーは可能ですが、内容の変更は行なえません。変更を行うと新規の[名前を付けての保存]となります。

 書き込み専用は、閲覧は誰でも可能ですが、文章内容を変更して保存する際にパスワードの入力を行わないと保存されない設定です。

 読み取り専用、書き込み専用の設定は、ファイル保存のオプションとして行えます。ファイル保存の際、[名前を付けて保存]ダイアログボックス下部の右側に表示される[ツール]から[全般オプション]を選択します。

 [全般オプション]ダイアログボックス内にある[読み取りパスワード]、[書き込みパスワード]という両ボックスでパスワード設定が可能です。

 両者のパスワードは同じものでも構いませんが、別々のパスワードを設定することもできます。

ピンポイントで文書を保護する「編集の制限」

 前述の読み取り専用にはオプションで、ファイルを部分的に保護する「編集の制限」という機能があります。たとえば注文書や申込フォームなどのように必要事項は記入してほしいが、フォームの項目や罫線などを変更されたくない場合などに便利です。

 業務委託契約書を例とし、2行目にある委託元と委託先の会社名もしくは氏名を書き込む部分のみ上書きを可能にする設定を説明します。

 まず文書全体を読み取り専用に設定します。その後に[校閲]タブの[保護]グループにある[編集の制限]をクリックすると、[編集の制限]ダイアログボックスが表示されます。

 ダイアログボックスにある[ユーザーに許可する編集の種類を指定する]チェックボックスにチェックを入れます。

 チェックボックスの下にあるボックスは[変更不可(読み取り専用)]を選択。

 次に上書きを可能にしたい2行目の委託元(○○ ○○)と委託先(△△ △△)の部分をドラッグで選択します。[編集の制限]ダイアログボックス内の[例外処理(オプション)]にある[すべてのユーザー]にチェックを入れます。

 [編集の制限]ダイアログボックスの一番下にある[3.保護の開始]の[はい、保護を開始します]ボタンをクリックすると、[保護の開始]ダイアログボックスが表示されます。

 ダイアログボックスにパスワードを入力と確認で2度入れて、[OK]をクリックして完了です。

 例外オプションを設定した箇所は、黄色に表示されます。これにより書き込みをするべき場所がわかりやすくなるので、文書の保護以外でもメリットのある機能です。

 このように相手の誤操作を防ぐ目的で[編集の制限]を活用すれば、ワード業務の効率化が図れますので、実践してみてください。

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松崎 美穂

松崎 美穂

大学卒業後、外資系ソフトウェアベンダーへ入社。インストラクター、コンサルタントとして約5年在籍。その後フリーとなり、インストラクター経験を活かし、各種ソフトウェアの操作説明作成、カスタマーサポート、Office製品・パソコンインストラクターなどの業務に従事。2児の母。趣味はピアノ。

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