オフィスソフト使いこなし(第48回)

あいさつ文は自動入力機能で!ワードの効率アップ術

posted by 松崎 美穂

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 さまざまな文書をワードで作成していると、「内容はなんでもいいから、ダミー文章を入れたい」というケースに遭遇したことはありませんか。

 たとえば設定したフォントを確認したいときや、テンプレートにサンプル文章を入れてレイアウトなどの体裁を整えたいという場面で、わざわざダミー文章を考えるのは、時間と労力の浪費といえるでしょう。

 ワードには、ユーザーの代わりにダミー文章を考えてくれる便利な機能が用意されていますので、ここでご紹介します。

特定の文字列を記入するだけでダミー文章を自動で

 ダミー文章を入力する方法はとても簡単です。行頭に半角で「=rand()」と入力して改行しましょう。

 すると下図のように3段落の文章が自動入力されました。入力される文章はワードのバージョンによって異なり、下記はワード2016のものです。

 rand()関数のカッコ内にパラメーターを指定すれば、好みの長さのテキストが作成できます。パラメーターは下記のように指定しましょう。

=rand(段落数,1つの段落に含まれる文章数)

 rand()関数を覚えておけば、ダミー文章を考えたり他の文章をコピー&ペーストで再利用するより手間が少なく、楽に作業効率が高められます。

あいさつ文を自動入力する

 その他のワードの挿入機能でビジネス文書を作成する際に覚えておきたいのが、あいさつ文や起こし言葉、結び言葉などの入力機能です。

 時期や相手によって、ふさわしいあいさつ文を考えたり、調べたりするのは大変です。その季節の挨拶文などを簡単に入力できる「あいさつ文ウィザード」が、ワードには用意されています。

 では実際に使ってみましょう。あいさつ文ウィザードの起動方法は、[挿入]タブ→[テキスト]グループ→[あいさつ文]ボタンをクリックします。

 すると、[あいさつ文]のダイアログボックスが表示されます。

 その中にある[月のあいさつ][安否のあいさつ][感謝のあいさつ]の各ボックスから適当な文章を選んで[OK]をクリックすると、選択したあいさつ文が文書内のカーソル位置に挿入されます。

起こし言葉、結び言葉の入力

 あいさつ文の後に続く、本題に入る前の起こし言葉や、文章を締める結び言葉も、あいさつ文ウィザードを使用して入力できます。

 まず[挿入]タブを開きます。次に[テキスト]グループ→[あいさつ文]をクリックし、一覧から[起こし言葉]を選択しましょう。

 [起こし言葉]ダイアログボックスが表示されたら、[挿入する起こし言葉]ボックスから言葉を選択します。

 「結び言葉」は、[挿入]タブを開きます。[テキスト]グループ→[あいさつ文]をクリック。一覧から[結び言葉]を選択すれば、ダイアログボックスが表示されるので、同様に入力できます。

日付や時刻を調べなくても簡単に自動挿入できる

 あいさつ文だけではなく、日付や時刻の自動入力機能もワードには備わっています。

 まず、日付や時刻を挿入したい位置にカーソルを移動しましょう。次に[挿入]タブを開き[テキスト]グループの[日付と時刻]をクリックします。

 [日付と時刻]ダイアログボックスが表示されたら、[カレンダーの種類]ボックスでグレゴリオ暦(西暦)か和暦を選択。次に[表示形式]ボックスにある書式を選択します。和歴で表示したい場合は、[言語の選択]ボックスで「日本語」を選択してください。

 日付のみでなく、時刻も挿入したい場合は、[カレンダーの種類]ボックスでグレゴリオ暦を選択してください。

 するとダイアログボックスの右下に[自動的に更新する]というチェックボックスが表示されます。これにチェックを入れておくと、保存したファイルを開くたびに、入力された日付・時刻が自動的に更新されるようになります。

 日付の自動更新を設定しておくと、わざわざ日付・時刻を手動で入力する手間が省けます。請求書や領収書などのテンプレートに設定すると、日付入力を省ける便利な機能です。

 ちなみに、「自動的に更新する」にチェックを入れなければ、入力した日の日付がテキストデータとして挿入されます。

 今回は、覚えておくと便利なワードの自動挿入について紹介しました。今回紹介した機能を極力活用することで、文書作成がよりスピーディーに進められるようになるでしょう。ぜひ、今後の文書作成の参考にしてください。

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松崎 美穂

松崎 美穂

大学卒業後、外資系ソフトウェアベンダーへ入社。インストラクター、コンサルタントとして約5年在籍。その後フリーとなり、インストラクター経験を活かし、各種ソフトウェアの操作説明作成、カスタマーサポート、Office製品・パソコンインストラクターなどの業務に従事。2児の母。趣味はピアノ。

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