オフィスソフト使いこなし(第45回)

エクセルで作業効率を上げるキーボードショートカット集

posted by Tom

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 エクセルに用意されている機能のすべてを、マウス操作だけで入力するのは少々非効率です。エクセルには、2つ以上のキーを同時入力して機能を実行するキーボードショートカットが割り当てられているものがあります。キーボートショートカットをうまく使えば、作業効率がグッと上がるので覚えて損はありません。今回はエクセルで使われるキーボードショートカットの中から、特に利用する機会が多い機能を紹介します。

直近の操作の「訂正」「再適用(やり直し)」と「打ち消し線」のショートカット

 入力ミスなどを素早く訂正するときに便利なキーボードショートカットが、「Ctrl+Z」です。キーボードの「Ctrl」を押したまま「Z」を押すと、直前に行った操作を取り消すことができ、「元に戻す」や「UnDo(アンドゥ)」と呼ばれています。このキーボードショートカットは、ブラウザやテキストエディタなどでも採用されていることが多く、応用が利くのでオススメです。

 もう1つ、入力ミスを訂正する際に便利なキーボードショートカットが「Ctrl+Y」です。これは「直前に取り消した操作1つを再適用する」もの。変換ミスを修正しようとしてCtrl+Zを連打し戻りすぎた、というときに手早く「1つ進む」ことができ、「やり直し」や「ReDo(リドゥー)」と呼ばれています。

 また、文字を入力中に打ち消し線を入れたいとき、通常はセルを右クリックして「セルの書式設定」を開き、「フォント」タブで「取り消し線」項目にチェックを入れますが、この方法は少々面倒です。

 そこで、打ち消し線を繰り返し使いたい場合はキーボードショートカットの「Ctrl+5」を活用しましょう。対象のセル内の文字へ打ち消し線が簡単に入れられます。

 なお、キーボードショートカットで使う数字キーは、ファンクションキーの下にあるキーを使ってください。テンキーの「5」のキーを押しても反応しないので注意が必要です。

小まめに保存したい際に役立つキーボードショートカット

 突然の停電やフリーズなどの影響でファイルがうまく保存できなかったり、必要なシートや挿入したグラフをうっかり消してしまうなどのトラブルは避けたいもの。こうしたリスクを極力軽減するためにも、エクセルで作業している時は小まめに保存する癖をつけておきましょう。

 その際もキーボードショートカット「Ctrl+S」を使えば、簡単に「上書き保存」ができます。ただし、「Ctrl+S」で保存するにはセルを選択した状態である必要があります。セル内にカーソルが表示されているとき(文字入力の途中)はキーボードショートカットが効かないので注意しましょう。

行・列の挿入もショートカットで一発!

 表の作成中にマウスを使って項目を追加する場合は、行番号あるいは列番号を右クリックして「挿入」を選びます。

 これをキーボードショートカットで行う場合は「Ctrl+Shift+プラス記号(+)」です。挿入したい行番号または列番号を選択した状態で、「Ctrl」と「Shift」の2つを押したまま「プラス記号」を押します。2つ、3つと挿入したい場合も、「Ctrl」と「Shift」を押したまま「プラス記号」を2回、3回と押せばOK。これもテンキーの「プラス記号」では反応しないのでご注意ください。

コピー&ペーストをもっと便利にするキーボードショートカット

 エクセルだけに限らず、コピー&ペーストをする場合は「Ctrl+C」でコピーを行ってから「Ctrl+V」でペーストします。しかし、エクセルにはほかにも便利なキーボードショートカットがあります。それは「Ctrl+D」と「Ctrl+R」です。「Ctrl+D」は1つ上のセルの内容をコピー、「Ctrl+R」は1つ左のセルの内容をコピーします。

 また、このように範囲選択をしてから「Ctrl+D」を押すと、一番上のセルの中身が範囲選択した全てのセルに反映されます。「Ctrl+D」を使う時は、範囲選択の時点で一番上に「コピーしたい元データ」が入ったセルを含めることを覚えておいてください。

 ここで紹介したキーボードショートカットを活用すれば、作業効率がアップするかもしれません。いままでマウスのみで作業していた人も、ぜひ一度お試しください。

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Tom

Tom

現職はクリエイティブディレクター、ウェブアナリスト。ライティング活動7年目、SEO/SEM、コンテンツマーケティング3年目。得意分野はIT(主にAndroid、Windows、ウェブマーケティング)。
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