オフィスソフト使いこなし(第41回)

プレゼンをスマートにするパワーポイント操作法

posted by 川本 鉄馬

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 パワーポイントは、資料の作成時はもちろん、プレゼンの現場でも使われるツールです。そのため、プレゼンターはパワーポイントの操作に慣れておく必要があります。

 スライドショーを使っているときのパワーポイントは、マウスの他、キーボードでも操作可能です。特にキーボードを使った操作では、マウスの右クリックで表示されるメニューを表示せずにパワーポイントの操作が可能で、ダイレクトにパワーポイントを操作できるなど、優れた点があります。これは、プレゼンを見ている人にスマートな印象を与えます。

 そこで今回は、パワーポイントを使ったプレゼンをスムーズに進行するためのキーボード操作について紹介します。すべての操作をキーボードに移行する必要はありませんが、一部の操作だけでもキーボードを使うと、きっとプレゼン時のスライド操作に余裕が生まれるはずです。

キーボード操作のメリットとは

 プレゼンは、提案の内容はもちろん、その場の雰囲気や流れも重要です。スムーズなプレゼンは、訴求したいポイントに見る人の意識を集中させます。これは結果的にプレゼンを成功に導きます。

 パワーポイントを使ったプレゼンなら、スライドの操作が重要ということになります。プレゼンの現場でキーボードからパワーポイントが使えれば、必要な機能にダイレクトにジャンプできます。スライドショーを素早く操作できるので、現場と一体感を保ったプレゼンが行えるようになります。これは大きなメリットです。

 キーボードを使えば、相手の理解度に応じて前に表示したスライドに戻ることや、画面表示を一旦オフにして説明に注目を向けさせるなどのテクニックが活用できます。

 これによって、同じスライド資料でありながら、プレゼンの成果を最大限に引き出すことが可能になります。

スライドショーの実行、終了をワンタッチで行う

 パワーポイントでは、まずスライドショーのスタートがキーボードから操作できるようにしておくことが大切です。

 スライドショーを最初から始めるなら、[F5]キーを押せばOKです。また、休憩などを挟んで途中のスライドから始めるなら、表示したいスライドを選んだ状態で[SHIFT]+[F5]を押せば、その場所からスライドショーを開始できます。

 パワーポイントのスライドショーは、最後のスライドを表示した後に黒い画面になって終了となります。しかし、何らかの都合でプレゼンの途中でスライドショーを終了したい場合もあるでしょう。そんな時は、[ESC]キーでスライドショーから抜けることができます。

「発表者ビュー」を表示する

 会議やセミナーなどで便利なのが「発表者ビュー」です。

 発表者ビューは、プレゼン用に接続されたプロジェクターや外部モニターには表示されません。プレゼンター向けのPC画面にだけ表示され、次に表示するスライドやノート、タイマーなどが表示されます。

 発表者ビューは、スライド画面上でマウスを右クリックし、表示されるメニューから[発表者ビューを表示]を選ぶことで表示されます。

 パワーポイントの発表者ビューでは、プレゼン用の表示に対してポインターを表示したり、マーカーで注目点を強調したりすることができます。また、スライドの指定箇所を拡大するなど、スライドを注目させる仕組みが用意されています。

発表の中断時は「黒い画面や白い画面を表示する」

 実際のプレゼンでは、スライドを表示すると観客はスライドに集中します。しかし、場合によってはスライドからプレゼンターへ注目を移したい場合もあります。そのようなときには、スライドの表示を無くすのが効果的です。

 パワーポイントでは、スライドショーの途中でもワンタッチ操作で画面を黒もしくは白にできます。[B]キーで黒、[W]で白になるので覚えておくとよいでしょう。

 今回紹介した操作法は、いずれもシンプルで覚えやすいものです。本番で活用すればプレゼンの流れを自由にコントロールできるようになりますから、マスターしておくことをおすすめします。

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川本 鉄馬

川本 鉄馬

IT系をメインに原稿を書いてきましたが、最近は自動車、オートバイ、自転車、防犯、ウクレレなどイロイロ書きます。PC系は、Windowsがバージョン2の頃からのお友だち。ここ何年かのお気に入りはUbuntuで、今年になってPythonをいじり始めました。いつの間にか始めていたIngressが、もうすぐレベル11になります。

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