オフィスソフト使いこなし(第39回)

作業スピードが大幅アップ!ワードのTips集

posted by 川本 鉄馬

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 企画書や契約書など、ビジネス文書の作成において、さまざまな用途で使える「ワード」。すべての機能をマスターするのは大変ですが、一部の機能を使うだけでも、作業スピードがアップできます。

 そこで今回は、ワードを利用する人の多くに役立つ「小技(Tips)」を4つ取り上げてみます。

ツールバーの表示/非表示をキーボード操作で簡単に切り替える

 ワードやエクセルなどのオフィスソフトは、基本的な操作の多くが画面上部のツールバーから選択します。特にオフィスは機能が多いため、このツールバーに多くのアイコンが並びます。そのため、メイン画面の編集スペースを圧迫してしまうこともあります。

 そんな時は、ツールバーを非表示にすることで、メイン画面の編集スペースをより広く表示することができます。

 ツールバーの表示/非表示は、メニューにある[表示]ボタンを使って切り替える方法がありますが、より簡単に切り替えるためには、キーボードで[CTRL]+[F1]を使う方がスピーディーです。

 ツールバーの表示切り替えは、1280×800ドットなど、画面解像度が低いモバイル系ノートPCで特に有効です。場所を取るツールバーの表示/非表示を切り替えることで、作業面積が広がります。キーボード操作によるショートカットを覚えれば、快適な入力環境を実現できます。

左右いっぱいの罫線を簡単に入れる

 文書の作成時、内容に区切りをつける境界線を追加したい場合は、罫線のツールを使います。ワードではいろいろな罫線が用意されていますが、文書の左右いっぱいに引くのであれば、次の方法でスピーディーに罫線の入力ができます。

 罫線を引きたい場所で半角の「-」(ハイフン)を3つ連続で入力し、その後リターンキーを押します。これだけで、書面の左右いっぱいに罫線が引かれます。

 この方法では、入力する記号を変えることで他に5種類の罫線を引けます。ハイフン(-)であれば直線、イコール(=)であれば太線、アンダーバー(_)は点線で、チルダ(~)は波線です。さらにシャープ(#)では、太い三重線になります。いずれも知っておくと便利なので、覚えておくと良いでしょう。

 なおこの機能は、ワードの標準設定ではオフになっているケースもあります。その際は、「Wordのオプション」→「文書校正」→「オートコレクトのオプション」→「入力オートフォーマット」の順にクリックし、「入力中に自動で書式設定する項目」から「罫線」を選択すれば使用できます。

文書のレイアウトを圧縮して2枚を1枚に

 文書を作成していると、用紙1枚に内容が収まらないことがよくあります。1~2行だけ2枚目にこぼれてしまうと、印刷時には2枚目に空白が多くなってしまい、紙の無駄になります。

 そんな時に便利なのが、文書を圧縮して1枚に収める方法です。2行程度であれば、文書を圧縮して1枚の紙に収められます。

 1~2行だけはみ出してしまった文書を1枚に圧縮するには、「1ページ分圧縮」という機能を使います。「印刷プレビュー」画面のツールバーの中にあります。これで、わざわざ微調整することなく、1枚の紙にプリントできるようになります。

ワード文書から画像を分離するには

 ワードの文書内には画像や図表が貼り付けられます。文書中の画像を取り出すには、画像上でマウスを右クリックし、表示されるメニューから「図として保存」を選びます。

 画像が1つだけであればこの方法で問題ないですが、複数の画像を取り出したい場合は少々面倒です。

 文書内から多くの画像を取り出す効率的な方法があります。まずワードの文書ファイルの拡張子である「.docx」(または「.doc」)を、圧縮ファイルの拡張子である「.zip」に変更します。

 そして、そのzipファイルを圧縮ファイルの解凍ツールを使って解凍します。すると、3つのフォルダと、1つのxmlファイルが現れます。

 画像ファイルは、wordフォルダに格納されたmediaフォルダの中に入っています。あとはエクスプローラー上で、自由にファイルの移動や保存が可能になります。

 これはPDFファイルに貼り込まれている画像を引き抜くことも可能です。ワードは、PDFファイルの読み込みが可能であるため、ワードでPDFファイルを読み込み、一旦ワードのdocx形式で保存します。その後は、前述のやり方がそのまま使えます。

 ビジネスシーンで使用頻度の高いワードだからこそ、これらのTipsを知っておくと使い勝手がさらによくなります。ぜひ普段の業務に取り入れて、作業スピードの大幅アップを目指しましょう。

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川本 鉄馬

川本 鉄馬

IT系をメインに原稿を書いてきましたが、最近は自動車、オートバイ、自転車、防犯、ウクレレなどイロイロ書きます。PC系は、Windowsがバージョン2の頃からのお友だち。ここ何年かのお気に入りはUbuntuで、今年になってPythonをいじり始めました。いつの間にか始めていたIngressが、もうすぐレベル11になります。

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