オフィスソフト使いこなし(第31回)

エクセルの「プルダウン」機能を使いこなそう!

posted by 小山田 明人

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 エクセルでは表の作成や関数を使った数字計算など、データを使った様々な処理を行うことができます。また、ToDoリストや進捗確認など、ステータス管理のために活用することもできます。

 しかし、たとえば担当者の名前など、お決まりの入力内容を毎回手入力するのは非効率です。そこで今回は、特定の項目が効率的に記入できる「プルダウンの作成方法」を紹介します。

「プルダウン」機能を利用する意義とは

 エクセルでは、カテゴリや氏名、ステータスなど同じ内容を入力することが多くあります。ですが、プルダウンを活用すれば、選択肢のなかから選ぶだけで入力できます。

 プルダウンを作成することは、入力が簡単になること以外にもメリットがあります。それが、「入力ルールが統一できる」ということです。

 たとえば手入力で「確認した」というステータスを入力する場合、作業者によって「確認済」「確認完了」のように、異なる表現で入力してしまう恐れがあります。どちらも「確認した」という意味ではありますが、表記が違うため、集計の際にそれぞれ別のステータスとして扱われてしまうことになります。

 一方、プルダウンであれば、表示された選択肢の中から選ぶだけなので、予め「確認済」というプルダウンを用意しておけば、表記ルールがバラバラになることはありません。プルダウンはこうした表記の揺れを防ぐことで、効率的なデータ集約が可能になるというメリットもあります。

設定は簡単。コピペにも対応

 プルダウン作成の設定は簡単です。プルダウンを設定したいセルにカーソルを置き、エクセルのメニューから、[データ]→[データの入力規則]→[データの入力規則]をクリックします。

 すると、[データの入力規則]の設定画面が表示されます。この中の[設定]タブの[入力値の種類]のタブの中から[リスト]を選択します。

 すると、[元の値]という設定項目が表示されます。この[元の値]の中に、プルダウンで選択させたい項目を入力していきます。選択肢は半角カンマで区切っていきます。

 最後にOKを押せば、セルにカーソルを合わせたときに、選択肢が表示されるようになります。他のセルにも同じプルダウンを表示させたい場合には、セルをコピーしてペーストするだけで適用できます。

設定できないときは共有設定をチェック

 ここで注意しなくてはならないことがあります。それは、エクセルのブックを共有化している時です。

 「エクセルのブックの共有化」とは、同じエクセルファイルを複数人同時に開くことができる機能です。ですが、プルダウンの作成や修正、追加など編集を加える際には、一旦ブックの共有化を解除する必要があります。解除しないと、先ほど設定操作ができた項目に編集を加えることができません。「プルダウンが使えない」「設定できない」という場合は、共有設定を確認しましょう。

 共有設定の解除は簡単です。[校閲]→[ブックの共有]でダイヤログボックスを開き、[複数のユーザーによる同時編集と、ブックの結合を許可する]設定のチェックを外し、[OK]ボタンを押します。

 次に[このファイルの保護を解除してもよろしいですか?]というポップアップ画面が表示されるため、[はい]で画面を閉じます。

 すると、再びプルダウンを設定する項目が表示されるようになります。設定完了後は、先ほどチェックを外した[複数のユーザーによる同時編集と、ブックの結合を許可する]に、再びチェックを付けましょう。

 今回紹介したプルダウンは、都道府県のように決まった項目を入力したい場合に特に効果を発揮します活用できます。入力ミスの予防にも繋がるので、ぜひ活用してみてください。

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小山田 明人

小山田 明人

株式会社ネクストアド代表取締役。大手金融企業、学習塾経営を経て2015年株式会社ネクストアド代表取締役に就任。テストに合格した専門ライターだけが在籍するプロライターキャッチを軸にさまざまなメディアのマーケティングや制作の支援を行う。

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