2016.11.28 (Mon)

オフィスソフト使いこなし(第29回)

エクセルで宛名にフリガナを付け簡単に並び替える方法

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 住所録や連絡先などのリスト化は、顧客管理に欠かせません。リストは随時更新されていくもののため、並べ替えの作業が必要となってきます。

 そこで今回は、Excelのリストにフリガナをつけ、50音順で整理して使いやすくする方法をご紹介します。

 顧客情報をリスト化する際には、「フリガナを抽出する」「会社名から株式会社を取る」「50音順に並べ替える」の3つの作業が必要になります。この「フリガナを抽出する」という作業を一番最初に行うことが重要になります。

「PHONETIC」関数で社名にフリガナを抽出する

 まずは「フリガナを抽出する」作業から始めます。会社名の列の右隣にあらたに列を追加し、漢字をフリガナに変える「PHONETIC」(フォネティック)関数を入力しましょう。式は以下の通りです。

式:=PHONETIC(A2)

 そして、ここで抽出したフリガナから、「カブシキガイシャ」「(カブ)」「カブ)」の文字列をSUBSTITUTE(サブスティテュート)関数で置換し、取り外していきます。SUBSTITUTEは、指定した文字列がセル内に存在する時に、その文字を置換してくれる関数です。

式:=SUBSTITUTE(SUBSTITUTE(SUBSTITUTE(B2,”カブシキガイシャ”,””),”(カブ)

 ちなみに、フリガナの読みを修正したい場合は、元々の漢字が入力されているセルを選択し、上バー内の「ふりがなの表示/非表示」ボタンを押します。セル内の漢字の上に記されたフリガナを変更することで、PHONETIC関数によって表示されるフリガナも自動で変更されます。

会社名から「株式会社」を取る方法

 漢字表記についても、「株式会社」という漢字表記を取ることが可能です。「有限会社」や「合同会社」の例もあるでしょうが、今回は「株式会社」に絞って紹介します。

 会社名の漢字表記の隣に、もう1列追加します。追加した列にSUBSTITUTE関数を入れます。ここで入力する数式は、「=SUBSTITUTE(社名が入ったセル,”株式会社”,””)」です。当該セルの「株式会社」という表記をカットして表示する、という命令になります。

 これで、2行目の「株式会社北海道」は「北海道」と表示することができました。しかしこれでは、「(株)」というカッコ書きの表記は残ってしまいます。SUBSTITUTE関数にさらに条件を加えて、「(株)」や「株)」といった表記も取り外せるようにします。

式:=SUBSTITUTE(SUBSTITUTE(SUBSTITUTE(A2,”株式会社”,””),”(株)”,””),”株)”,””)

 このように数式を重ねれば、複数の文字列を置換することができます。一番下の行までコピーすれば、「会社名から株式会社を取る」作業は完成です。

50音に並べ替える

 最後に「50音順に並び替える」作業を行います。まずタイトルの行を選択し、フィルターを作成します。

 フィルターを作成すると、セルの後ろに「▼」マークのついた小さなアイコンが出現するので、並べ替えたい列(ここでは株式会社を抜いた状態でフリガナが入っているC列)のボタンをクリックします。

 ここで「昇順」をクリックすると、50音順で並び替える作業が完成します。

 今回は会社名で並べ替えを行いましたが、同じことは住所や氏名などでもできます。

なぜ最初にフリガナを抽出しないといけないのか

 今回の手順を振り返ると、漢字の「株式会社」表記を抜いた後に、フリガナを抽出するという順番で行っても良さそうにも見えます。ですが、あくまでもフリガナの抽出が先となります。

 というのも、PHONETIC関数はあくまでも「フリガナ情報を持っているセル」からフリガナを抽出するだけで、セル内の関数を解釈しているわけではありません。つまり、「SUBSTITUTE」の関数が入ったセルをPHONETIC関数で参照しても、フリガナだとは認識してくれないのです。

 もしPHONETIC関数でうまくフリガナが触れない場合は、そのセルに関数がはいっていないか確認しましょう。そして、まずPHONETIC関数でフリガナを振る作業手順に変えてみてはいかがでしょうか。

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