オフィスソフト使いこなし(第19回)

ワードでつくった案内状に宛名を差し込み印刷しよう

posted by Biz Drive編集部

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 イベントやパーティーの案内状を送る際、宛名に“関係者各位”あるいは“参加者の皆さんへ”と入れて一括送信した経験はありませんか? 礼儀上は問題ありませんが、招待者の名前宛で送信したほうが、「あなたに来てほしい」という気持ちがより伝わるでしょう。とはいえ、案内状へ個別に宛名を書くのは時間も労力もかかってしまいます。そこでここでは、差し込み印刷を使って案内状の宛名を個別に印刷する方法を紹介します。

イベント案内はテンプレートを使うと簡単

 今回はワード2016を使ってA4レターサイズの案内状を作成します。旧バージョンの場合、メニューの位置などが異なる場合もありますが、基本的な操作は同じです。

 招待状やイベントの案内状を作成するときは、テンプレートを使うと便利です。ファイルメニュー→[新規]をクリックして、テンプレート一覧から探してみましょう。今回は、イベントチラシを選びました。気に入ったものがなければ、検索ウィンドウにキーワードを入れて検索してみましょう。

 テンプレートを活用しよう。

 必要に応じて日付等を変更しましょう。日付はカレンダーから選びます。

 日付はカレンダーから選ぶだけで簡単に修正できます。

作成日の挿入と宛名を入れる準備

 ヘッダー部分に案内状の作成日を入れることもできますが、今回は本文内に入れてみましょう。文末がページからはみ出さないように、先頭行を改行してスペースを空けます。うまく調整できない場合は、スペースを選択した状態で右クリックメニュー→[段落]を選んで行間を指定しましょう。

 先頭行にスペースを作って、行間を調整します。

 段落ウィンドウが表示されたら、[段落前:][段落後:]それぞれを「自動」または小さな値に変更し、調整してください。

 [段落前:][段落後:]をそれぞれ調整しましょう。

 次に、レイアウトが崩れないようにテキストボックスを挿入します。テキストボックスのレイアウトは標準のものを選びましょう。挿入メニュー→[テキストボックス]→[シンプル – テキストボックス]で選択できます。

 ここでは[シンプル – テキストボックス]を選択します。

 さらに、[レイアウト]ボタンをクリックして[文字列の折り返し:前面]を選択し、レイアウトが崩れないようにします。ワード2010以前であれば、テキストボックスを選択した後に右クリックメニュー→[文字列の折り返し]→[前面]で選択できます。

 [レイアウト]ボタンをクリックしてテキストボックスの配置を調整。

 挿入メニュー→[日付と時刻]をクリックすると、日付と時刻ウィンドウが開きます。[言語の選択:日本語]になっていることを確認したら、[表示形式:]から好みの表示形式を選択し、[OK]ボタンをクリック。なお、作成日を自動的に変更したい場合は、「自動的に更新する」のチェックボックスをオンにしましょう。挿入したらフォントサイズを調整し、右端に移動します。

 日付と時刻ウィンドウで設定

 同じように、宛名を挿入するテキストボックスを作成し、位置を整えましょう。

宛名の準備

 ここで作業をいったん中断し、差し込み印刷で使う宛名を準備しましょう。エクセルに必要な情報を入力したら、適当な名前で保存します。

 エクセルで宛名一覧を作成します。

差し込み印刷の開始

 再びワードファイルを開いたら、差し込み文書メニュー→[差込印刷の開始]→[レター]を選択します。続けて差し込み文書メニュー→[宛先の選択]→[既存のリストを使用]をクリックしましょう。するとダイアログボックスが表示されるので、先ほど作成したエクセルデータを選びます。

 さらに、テーブルの選択ウィンドウ内の「先頭行をタイトル行として使用する」がチェックされていることを確認して[OK]ボタンをクリックします。

 差し込み文書メニュー→[差し込みフィールドの挿入]を選択すると、先ほど作成したファイルの項目が表示されるので「氏名」「継承」「一言」の順にクリック。テキストボックスには、≪氏名≫≪敬称≫≪一言≫と表示されますが、ここではあまり気にせず、フォントなどを整えて整形しましょう。

 印刷後のイメージがつかみたいときは、差し込み文書メニュー→[結果のプレビュー]を選択しましょう。[進む]ボタンを押すごとに、対象データが入れ替わります。

 最後に差し込み文書メニュー→[完了と差し込み]をクリックし、印刷したい場合は[文書の印刷]を、個々の文面を修正したい場合は[個々のドキュメントの編集]を選択します。

 問題なければ[文書の印刷]をクリック。

 印刷プレビューでは一枚分しか表示されませんが、設定した分だけ印刷されます。[個々のドキュメントの編集]を選んだ場合は、「レター」というファイル名で選択した人数分だけページが作成されます。

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