オフィスソフト使いこなし(第3回)

テンプレートを活用しよう(ワード編)

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ワードに限らずオフィスソフトには、テンプレートを扱う機能があります。テンプレート(Template)とは、日本語で言えば「ひな形」、つまり、あらかじめ決められたフォーマットやテキストが入力されたファイルのこと。普段よく使う文書のテンプレートがあれば、一部を追加あるいは編集するだけで、新しい文書が簡単に作製できるのです。テンプレート機能を活用すれば、オフィスにおける文書作成が格段に効率化できます。ここでは、ワード2010での操作を例に取り、テンプレート機能の使い方を紹介しましょう。

テンプレートを使う

①テンプレートを使うのは簡単です。ワードを起動したら[ファイル]→[新規作成]を選択しましょう。「使用できるテンプレート」が表示されます。

ワードを起動したら[ファイル]→[新規作成]を選択

 「白紙の文書」を選択すると、何もない白紙の状態から文書を作成できます。つまり、ワード起動時と同じということです。「Office.com テンプレート」は、インターネットからダウンロードする場合に使用しますので、後ほど解説しましょう。ここでは、すでにパソコンにインストールされているテンプレートを使って操作を解説します。

ワード 97の場合
メニューから[ファイル]→[新規作成]を選択します。
[テンプレート]ダイアログボックスが表示されたら、使用するテンプレートのカテゴリタブをクリックします。
テンプレートを選んで、<OK>をクリックします。

ワード 2000の場合
メニューから[ファイル]→[新規作成]を選択します。
[新規作成]ダイアログボックスが表示されたら、使用するテンプレートのカテゴリタブをクリックします。
テンプレートを選んで、<OK>をクリックします。

ワード2002/2003の場合
メニューから[ファイル]→[新規作成]を選択します。
[新しい文書]作業ウィンドウの[テンプレート]カテゴリにある[このコンピュータ上のテンプレート]をクリックします。
[テンプレート]ダイアログボックスが表示されたら、カテゴリを選んでタブをクリックします。
テンプレートを選んで、<OK>をクリックします。

②「サンプルテンプレート」をクリックすると、サンプルテンプレートに含まれるテンプレートの一覧が表示されます。

サンプルテンプレートの一覧

③表示された中から、テンプレートを選択し<作成>ボタンをクリックします。

テンプレートを選択し<作成>ボタンをクリック

POINT
最初の画面に戻るには<←>ボタンか<ホーム>ボタンをクリックします。

④表示された文書の中にある大括弧(”[”と”]”)で囲まれた部分をクリックし、そこに入力したいテキストを入力します。

大括弧("["と"]")で囲まれた部分をクリックし、そこに入力したいテキストを入力

⑤保存する際には、通常と同じ操作でファイル名をつけて保存します。「上書き保存」を選択してもテンプレートファイルは上書きされず、「名前を付けて保存」と同様に[保存]ダイアログボックスが表示されます。

テンプレートをダウンロードして使う

新規作成時に「Office.com テンプレート」に区分されたテンプレートを選択すると、マイクロソフトの専用サイトにアクセスし、そこで公開されているテンプレートの中から使いたいテンプレートを選択、ダウンロードして利用できます。

①作成する文書のカテゴリからテンプレートを探してみましょう。

カテゴリからテンプレートを探す

POINT
「Office.com でテンプレートを検索」と表示された検索欄にキーワードを入力し<→>ボタンをクリックすることで、キーワードに合致したテンプレートが検索・表示されます。

Office.com でテンプレートを検索

②使いたいテンプレートを選択したら、<ダウンロード>ボタンをクリックします。
テンプレートが「マイテンプレート」フォルダにダウンロードされた後、内容が表示されます。後は、インストール済みテンプレートと同様に使うことができます。

<ダウンロード>ボタンをクリック

③一度ダウンロードしたテンプレートを再び使用するには、「マイテンプレート」をクリックします。

「マイテンプレート」をクリック

POINT
Office.com以外のサイトで公開されているテンプレートをダウンロードした場合には、エクスプローラーで「マイテンプレート」のフォルダにコピーするか、一旦ワードでテンプレートを使用しテンプレートとして保存します。

ワード2002/2003の場合
メニューから[ファイル]→[新規作成]を選択します。
[新しい文書]作業ウィンドウの[テンプレート]カテゴリにある[Office Onlineのテンプレート]をクリックします。
ウェブブラウザが起動し、Office Onlineサイトのテンプレートページが表示されます。

オリジナルのテンプレートを作る

テンプレートは自分で作ることもできます。テンプレートにする文書を作成します。

テンプレートにする文書を作成

POINT
[挿入]→[クイックパーツ]→[文書のプロパティ]を選択すると、文書内に[タイトル]や[会社名]などのパーツを挿入できます。挿入したパーツは、テンプレートとして呼び出した時にクリックひとつで文字列をできるようになります。

挿入したパーツは、テンプレートとして呼び出した時にクリックひとつで文字列をできるようになります

また、[挿入]→[クイックパーツ]→[フィールド]を選択すると、差し込み印刷に利用するフィールド名やユーザー情報の自動表示などのマクロ機能を組み込めます。

②[ファイル]→[名前を付けて保存]を選択します。

③[ファイルの種類]ドロップダウンリストから[Wordテンプレート]を選択します。

POINT
ワード 2010以前のバージョンでは、[文書テンプレート]を選択します。

④左ペインの[Microsoft Word]をクリックし、右ペインに表示される[Templates]フォルダをダブルクリックします。

左ペインの[Microsoft Word]をクリックし、右ペインに表示される[Templates]フォルダをダブルクリック

⑤保存>ボタンをクリックします。

保存>ボタンをクリック

⑥保存したオリジナルのテンプレートを利用するには、[ファイル]→[新規作成]→[マイテンプレート]を選択します。

テンプレートを活用しよう

 議事録や報告書、社内外への定型文書などのテンプレートを作成しておけば、その都度、白紙から文書を作る必要はなくなり、時間と労力の手間を省くことができます。今回は、テンプレート機能の基本的な部分を紹介しましたが、テンプレート機能の使い方はこれだけではありません。テンプレート機能を使いこなして、オフィスソフトをもっと活用してください。

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