オフィスソフト使いこなし(第1回)

10分で作るエクセル見積書

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画像キャプチャエクセルを使って見積書を作りましょう。簡単な操作で時間を掛けずに見積書を作ることができます。同様の手順で、見積書だけでなく請求書や納品書なども作成できます。
また、作成した見積書をテンプレートとして保存しておけば、次回から見積書がもっとすばやく作成できます。

【テンプレート】
日本語で言えば「ひな型」のこと。似たような文書やワークシートなどを多用する場合、共通する部分だけをテンプレートとして保存しておき、使用する目的に合わせて一部を変更して使うことができます。テンプレートを利用することで、新しく入力したり変更したりするだけで文書が作成できるので、効率よく仕事を進められます。

1.見積書に必要な項目を考える

エクセルを操作する下準備として、見積書に必要な項目を書き出しておきましょう。一般的な見積書に必要な項目としては、以下のようなものがあります。

・発行日 ・相手先 ・発行者 ・有効期限
・商品名 ・数量  ・単価  ・金額   ・備考

ここに挙げた項目は、あくまで一例です。業種や扱っている商品・サービスなどによって、必要となる項目は変わります。

2.新規シートに項目を入力する

新規作成したエクセルのシートに、1で挙げた項目のうち見積もり表以外の項目を入力していきましょう。

【シート】
または「ワークシート」、「スブレッドシート」とも呼ばれる、表計算ソフトの基本画面です。行と列から構成されたセルの集まりで、セルに文字や数値、計算式などを記述することで、計算を行うことができます。エクセルでは、複数シートの集まりを「ブック」と呼んでいます。

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POINT
セルにテキストを入力する場合、入力後にセルの幅を変えると文字の一部が欠けてしまう場合があります。発行者名などの情報をテキストボックスか画像として配置すれば、セルの幅を変更しても影響されにくくなります。

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【セル】
行と列で構成されたマス目のこと。表計算ソフトでは、ひとつひとつのセルに値や計算式などを入力して、機能を持たせることができます。例えば、「Σ」という関数を使うと、指定した範囲のセルの合計を表示させることができるのです。

【テキストボックス】
文字列を入力するための領域のこと。テキストボックスに入力した文字列はすべて文字と見なされるため、たとえ数式を入力しても計算結果は表示されません。また、図やクリップアートと同様に扱われるため、ドラッグ操作で移動してもセルに影響は与えません。

3.見積もり表を作る

見積もり表を作ります。見出し行には、数量や単価などの項目を入力します。表の範囲を選択し、[セルの書式設定]で罫線を引きます。

【書式設定】
指定したセルの表示方法を決めること。セルに入力した(あるいは計算結果の)値を、数値や日付、パーセンテージ、文字列などの分類から指定したり、フォントや罫線、塗りつぶしの色などを指定できます。

4.見積金額(小計)を計算する

見積もり表ができたら、必要なセルに関数を設定します。
まず、小計を計算しましょう。(1)金額の小計を表示するセルを選択し、(2)[ホーム]の[編集]にある[Σ](または[数式]の[オートSUM]→[合計])をクリックします。

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【数式】
関数や演算子(加減剰余を表す+、ー、*、/などの記号)、値などを組み合わせてひとつのセルに記述する計算式のこと。セルには数式の計算結果が表示されます。数式の先頭には必ず等号記号(=)を付けます。

【関数】
入力された値(数や文字)を使って結果の値を返す、あらかじめ定義された数式のこと。複雑な数式をひとまとめにしたものが関数で、たとえば合計を出す場合、指定されたセルの数だけ足していくという計算を「Σ」という関数だけで定義できます。

関数が入力されたら、(3)金額のセルをドラッグします。ドラッグした範囲の合計が、選択しているセルに表示されます。選択が終わったら(4)数式バーの[チェックマーク]をクリックするかエンターキーを押します。

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【数式バー】
エクセル上の数式を入力または編集、表示する領域のことです。

【チェックマーク】
複数の選択肢の中から、その項目を選択あるいは確認したことを表す記号(図形)です。Windows上では、多くの場合四角いチェックボックスをクリックすると、チェックマークが付きます。

5.消費税額を計算する

次に消費税額を計算します。(1)消費税額のセルを選択して、(2)数式バーに “=” (イコール)を半角で入力したら小計のセルを選択します。数式バーに選択したセル名が表示されたら、”*0.●●” を半角で入力します。(●●部分は税率)(3)[チェックマーク]をクリックするかエンターキーを押すと入力が完了します。(消費税が必要ない場合には、この作業は不要です)

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6.合計金額を計算する

最後に小計と消費税額の合計金額を計算します。(1)合計金額を表示するセルを選択して、(2)数式バーに “=” (イコール)を半角で入力したら(3)小計のセルを選択します。数式バーに選択したセル名が表示されたら、”+” を半角で入力し、続けて(4)消費税額のセルを選択します。(5)[チェックマーク]をクリックするかエンターキーを押すと入力が完了します。

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7.日付を入力する

見積書の発行日を自動的に表示させましょう。(1)日付を表示するセルを指定し、(2)次の関数を入力します。
=TODAY()
[チェックマーク]をクリックするかエンターキーを押すと、作業をしている当日の日付が表示されます。必要に応じて、表示形式を変更しましょう。

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[関数の引数]ダイアログボックスが表示されたら<OK>をクリックします。

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【関数の引数】
関数に渡される値(数や文字)のこと。セルには設定された関数によって、引数に対応する値が表示されます。

【ダイアログボックス】
操作の途中でユーザーに入力や選択、許諾などを促すために表示されるウィンドウのこと。「ダイアログ」は「対話」という意味です。

POINT
関数を使えば、有効期限を自動的に表示することもできます。
=EOMONTH(TODAY(),<月>)
セルに上記の関数を設定すると、当日から数えて指定した月だけ経過した日数が表示されます。たとえば、3ヶ月後を指定したい場合には、以下のように入力します。
=EOMONTH(TODAY(),3)
なお、この関数を入力したセルは、[セルの書式設定]→[表示形式]で日付表示を指定する必要があります。

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8.テンプレートとして保存する

完成した見積書を保存しましょう。
テンプレート形式で保存しておけば、元の内容を上書きしてしまう心配はありません。[ファイル]→[名前を付けて保存]をクリックします。ダイアログボックスが表示されたら、(1)[ファイルの種類]のドロップダウンリストから「Excel テンプレート」を選択して、(2)<保存>ボタンをクリックします。

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