2017.10.10 (Tue)

ビジネス英語講座(第56回)

電話したものの担当者が不在だったときの英語表現

posted by Yuki

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 緊急の用件で担当者へ電話をかけたが、外出や会議などで席を外している場合があります。そのような場合に「また電話します」や「折り返してください」だけではなく、用件の緊急性をスマートに相手に伝えることができれば、円滑なコミュニケーションが取れるようになるでしょう。担当者が不在でも、相手に緊急性などの意図を伝えられる英語フレーズを紹介します。

自分から電話をかけ直すとき

 まず電話をかけた用件に緊急性がなく、自分からかけ直すことを伝えるフレーズを紹介します。

I’ll call back tomorrow.

(また明日かけ直します。)

 電話をかけ直したいときの一般的な表現です。かけ直すタイミングの“tomorrow”を添えると、相手に緊急性がないことが伝わります。

I’ll call Mr.Xxxxx tomorrow.

(明日、○○さんに電話をします。)

 “I’ll call back tomorrow.”とは異なり、氏名を入れることによって、話したい相手を明確にした表現です。担当者と話したいという意思を伝えるときに使うフレーズになります。

I will try again after 1 hour.

(1時間後にかけ直します。)

 かけ直したい時間が明確な場合は、“I will try again later.”の「後ほどかけ直します」というフレーズでは、再び不在ですれ違いとなる可能性があります。かけ直す具体的な時間を添えることで、すれ違いを回避しましょう。

Do you know what time he will be back?

(彼が何時にお戻りか分かりますか。)

 すれ違いを避けたい場合は、担当者が戻る時間を質問すれば、つながる可能性も高くなります。明確な時間を知りたい場合は“what time”という「何時に」というフレーズを入れましょう。

伝言をお願いしたいとき

 緊急性はないものの、早めに折り返しが欲しいときもあるでしょう。もし込み入った内容でなければ、伝言をお願いするのも手です。折り返しの電話で単刀直入に本題へ入れて、話がスムーズに進められます。

Can I please leave a message?

(伝言をお願いできますか。)

 一般的な伝言をお願いしたいときの英語表現です。“Can”が文頭に使われますが、“please”を途中に添えることによって、ビジネスマナーを意識した言い回しとなります。

 また初めて連絡を取る会社や、電話対応した人と面識がないなどの場合は、よりていねいな“May I please a message?”というフレーズが適しています。状況に応じて使い分けてください。

Would you like to leave a message?

(伝言はありますか。)

 上記のようなフレーズで相手から「伝言を承りましょうか」と提案されることもあります。もし伝言するまででもない場合は丁寧なフレーズで断るのがビジネスマナーといえます。

 よく使われる断り文句で“No, thank you.”「結構です」という表現がありますが、状況によっては相手を不快にさせてしまうことがあります。ビジネスで使用する場合は要注意のフレーズです。ビジネスマナーとしては、“Thank you, but I am alright.”「ありがとうございます、ですが大丈夫です」が適しているでしょう。まずは冒頭で相手への感謝の気持ちをしっかり表現することが大切です。

電話を折り返してほしいとき

 緊急性の高い要件では、担当者から電話を折り返してもらうように伝言をのこす必要があります。

Please ask him to call me back.

(折り返しお電話いただけるよう彼にお伝えください。)

 冒頭の“Please ask~”で折り返しが欲しいという要求を強調できます。“Would you tell him that I called?”は「電話があったことを伝えていただけますか」のようなフレーズもありますが、要求を強調できていないフレーズです。冒頭に言い切った表現を入れることがポイントです。

Can you tell him to call me back before 3pm, please?

(午後の3時までにお電話くださるよう伝えていただけますか。)

 自身に用事などで、あらかじめ折り返してもらいたい時間がある場合は事前に伝えておきましょう。“before”を使うことで、午後の3時「まで」には連絡が欲しいことをアピールしています。

Could you ask him to call me back as soon as possible?

(できるだけ早めにお電話くださるよう伝えていただけますか。)

 とにかく早く連絡が取りたい場合は、“as soon as possible”などの「できるだけ早めに」という意味のフレーズを一言添えておくと、相手にも緊急性が伝わります。

 自分から電話をかけ直す場合も、折り返しをお願いする場合も、すれ違いは業務の効率や商機を逸することに繋がるかもしれません。基本的な表現に具体的に時間指定を加えると、よりスムーズなコミュニケーションが取れるようになり、自分と相手の双方が時間を有効に活用できるようになります。

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Yuki

Yuki

IT企業、会計事務所での経験を経て、フリーライターへ。シアトル近郊に半年留学、IT企業では会計事務以外に海外支社とのやりとりを行う。これまで経理や税金、英語学習の他、さまざまな分野の記事を執筆してきた。

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