2016.11.11 (Fri)

ビジネス英語講座(第33回)

海外からのメールの問い合わせに対応する英語表現

posted by Mayuko

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 企業のグローバル化が進む中、海外顧客からの問い合わせが増えてくる可能性が高いです。そこで今回は、海外からのメールの問い合わせ内容と、それに対する応答文の例を紹介します。

商品の資料送付を依頼された場合

 まずは、海外の顧客から資料を求められた際の返答例を紹介します。注文方法に関する案内も含めておくと、購入につながりやすいです。

Thank you for your enquiry regarding our product. I am sending you the product information brochure, which includes information on how to order. If you have any further questions please do not hesitate to get in touch with us.

 

(商品に関してのお問い合わせありがとうございます。ご注文方法も含め、商品情報のパンフレットをお送りしますので、ご検討ください。ご不明な点がございましたらご遠慮なくご連絡ください。)

 この「Thank you for enquiry regarding~」というフレーズは、「〜に関するお問い合わせありがとうございます」という意味です。あらゆる問い合わせに応用できるので、覚えておくと便利です。

 また、最後に取り上げた「If you have any further questions please do not hesitate to get in touch」も一種の定型文です。「ご不明な点がございましたらご遠慮なくご連絡ください」という意味で、文章の締めくくりとしてどんな問い合わせにも応用できます。

商品サンプル送付の要望を受けた場合

 サンプルを求める問い合わせには、送付が可能な場合と不可能な場合があります。見本送付が可能な場合の返答例を紹介します。

Thank you for your request for a sample of our product. I am sending you the sample today via post and it should arrive within one week.

 

(商品見本のご請求ありがとうございます。本日郵送致しますので、一週間ほどでお手元に届くと思います。)

 「via~」という言い方は、郵送手段や連絡手段を表す場合に用いられます。「via post」(郵送で)、「via ship」(船便で)、「via air」(航空便で)、「via phone」(電話で)、「via email」(メールで)などです。

 次に見本送付ができない場合の返答例です。

Thank you for your request for a sample of our product. Unfortunately we can not send samples because of company policy. If you would still like to see the sample please visit our London branch.

 

(商品見本のご請求ありがとうございます。誠に恐縮ですが、弊社規定により、商品見本はお送りできません。ご希望でしたら我が社のロンドン支店にてご覧頂けますので、ご検討ください。)

見積もりの依頼を受けた場合

 見積書をメールに添付した場合の返答例は次の通りです。

Thank you for your request for a quote. Please refer to the quote attached to this email. We hope it is satisfactory.

 

(お見積もりのご依頼ありがとうございます。本メールに添付致しましたので、ぜひご参照ください。)

商品発送の要望を受けた場合

 中には「海外へ商品を送ってほしい」という依頼が届く場合もあるでしょう。ここでは、ロンドンへ発送が可能な場合の返答例を紹介します。

Thank you for your enquiry regarding shipment of our product to London. We can arrange the shipment and delivery to your London office. Please find attached our quote including shipment costs.

 

(当社商品のロンドンへの発送に関するお問い合わせありがとうございます。御社ロンドン支店への発送を承ります。送料を含むお見積書を添付致しましたので、ご検討ください。)

 次に海外発送できない場合の返答例です。

Unfortunately we do not ship our product internationally. However if you can arrange your own shipment from our warehouse in Japan, we will be able to supply our product.

 

(誠に申し訳ありませんが、海外への発送は承っておりません。しかしながら、御社で輸送手配をして頂けるのであれば、日本国内の倉庫から商品をご提供することができますので、ご検討ください。)

 「shipment」、「ship」、という単語は、必ずしも船便を意味する言葉ではなく、手段がなんであれ「発送」「輸送」を意味しています。たとえば国内のトラック輸送であってもshipmentと表現します。

求人に関する問い合わせ対応

 「ぜひ働かせてほしい!」という熱烈なメールが届く際もあるかもしれません。その際の対応例も紹介しましょう。まずは、現在求人が出ていない場合の返答例です。

Thank you for your enquiry regarding our vacancy. Unfortunately we have no vacancy at present. We wish you good luck with your future carrier.

(求人に関するお問い合わせありがとうございました。残念ながら現在のところ募集はしておりません。ご健闘を祈りしております。)

 人事課の連絡先を伝える場合は次のようになります。

Thank you for your enquiry with our vacancy. Please contact our HR at attached email address.

 

(求人に関するお問い合わせありがとうございました。人事課のメールアドレスを添付しましたので、そちらにお問い合わせください。)

 人事課は、英語では「 Human Resources」ですが、省略してHR と呼ばれることがほとんどです。

 突然海外の企業から問い合わせがあると、慌ててしまうものです。そんな時に、よくある問い合わせの表現を知っていれば落ち着いて対応ができるでしょう。

 もしかすると、ここで紹介していない問い合わせが来る場合もあるかもしれませんが、その際もここで紹介した定型文を応用すれば対応は可能です。ぜひビジネスチャンスにつなげてみてください。

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