働き手減少問題をICTで解決(第8回)

ICTでテレワーカーの孤立を防止し、離職を防ぐ

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 テレワークを浸透させるために欠かせないのが、「スムーズなコミュニケーションを実現すること」。会社、自宅、サテライトオフィス、コワーキングスペースなど、さまざまな場所に分散して業務を行うテレワークは、ややもすると、従業員のコミュニケーション不足や情報格差を生み出してしまいがちです。レノボ・ジャパンが発表した「Web会議システムに関する調査」(2019年2月)によると、テレワークを活用しにくいと思う理由は「業務でのコミュニケーション量が減る」が第1位で、52.8%という結果になりました。また、「職場で実施される会議に参加できない」と回答した人も41.5%にのぼっており、コミュニケーションや会議が大きなネックになっていることが読み取れます。

こんなにある! Web会議のメリット

 そこで注目したいのが、Web会議システムです。Web会議システムとは、インターネット回線を通じて会議などを行うためのコミュニケーションシステムのこと。複数の拠点間でリアルタイムに映像や音声、資料などが共有できるため、遠方の相手と、直接会って話をしている感覚でやり取りできるのが特長です。場所を選ばずに利用できるほか、事前に大量の紙資料を用意するなどといった“準備の手間”を省けるため、準備や移動にかかるコストの削減、情報共有や意思決定のスピードアップも実現できます。

従業員の孤独感を減らす「空間共有」という使い方

 Web会議システムは、従業員の孤独感を減らし、離職を防止する手段としても有効です。近年、注目を集めているが、情報共有ではなく「空間共有」をするためのツールとしての使われ方。たとえば広角カメラを組み合わせ、職場の様子を常時配信するといった具合です。1対1もしくは1対複数の会議を映すのではなく、文字通り、各拠点の“空間”を映すことによって、より細やかな情報共有を行う使い方が登場し始めているのです。

 空間共有を行うことで、職場の雰囲気や人の動き、どんな会話が交わされているかといった「Web会議では知りえない細かな情報」が拾え、業務に対する前提理解が深まる効果があると言われています。また、気軽に声をかけて相談できる、アイデアが生まれやすいなどのメリットも。なにより、離れて仕事をしている仲間の顔が見えるというところが、組織への帰属意識を高め、孤独感を減らすなど、プラスの効果を生み出しているようです。

デジタルサイネージによる情報共有にも注目

 もうひとつ、近年注目を集めているのがデジタルサイネージです。デジタルサイネージは商業施設や店舗などでよく使われていますが、社内でも情報共有できるツールとして導入を進める企業が増えつつあります。

 企業が組織として伝えたい周知事項、伝達事項はメールなどで伝えることもできますが、大量に届くメールの中に埋もれてしまう可能性が考えられます。そのような情報は、強制視認性が高いデジタルサイネージも併用すれば、出社したテレワーカーの目に留まる可能性が高くなるでしょう。他部署の活動状況や売上達成度をデジタルサイネージで毎日更新するなど、活用法はさまざまです。

 デジタルサイネージを置く場所は、テレワーカーが自社内でよく訪れる場所に設置するのがポイントです。社内にも自席がある場合はその近くに、フリーアドレスなどで自席が決まっていない場合は休憩室などにも設置することで、より情報が伝わりやすくなります。テレワーカーにアンケートを取り、希望の場所に設置するのも1つの手です。

次に、デジタルサイネージの選び方です。デジタルサイネージは複数の種類がありますが、社内で利用する場合は手元のパソコンから複数のデジタルサイネージに配信する情報が設定できる、Wi-Fiなどに対応したネットワーク型が使いやすいでしょう。また、デジタルサイネージによっては、表示するコンテンツをふだん使い慣れたオフィスソフトなどで制作できるものもあります。サービス提供会社によって機能はさまざまなので、自社に合ったものを検討しましょう。

  コミュニケーション不足や情報格差は、テレワーカーの孤独感を増長し、最悪の場合離職にまでつながりかねません。Web会議システムやデジタルサイネージを活用してテレワーカーの不安を払拭し、より働きやすい環境の実現をめざしてみてはいかがでしょう。

 

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