2017.1.13 (Fri)

もっと知りたい!スマートフォンを活用した働き方改革(BYOD編)

個人のスマートフォンを会社の業務で使うコツ

posted by 中村 俊之

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 会社の業務で私物のスマートフォンを使っている人は少なくないでしょう。通話、メール、SNS、そして様々なアプリ。多様な機能を持っているスマートフォンだからこそ、プライベートでも仕事でも大活躍するのは自然な流れです。ただ、会社からの視点では、そのスマートフォンの使い方が正しいのか、あるいは制限が必要なのかは気になるところ。職場でのスマートフォンの活用方法を少し考えてみましょう。

社用で使っている私物のスマートフォン、もう見て見ぬふりはできない

 社員が私物スマートフォンを会社の業務に使うのには、様々な問題があります。たとえば社員本人の個人情報が、顧客に漏れる可能性。逆に顧客の情報が社員個人のスマートフォンから外部に流出する可能性もあります。会社側が黙認し仮に問題が発生した際、個人が勝手にやっていたことだから、と放置するわけにもいかないでしょう。他にも社用で使用した電話の利用料金をどうするかなど、「グレー」な状態は見て見ぬふりができないところにきています。

思い切って社員の私物スマートフォンを業務に組み込んでみる方法があります

 では、私物のスマートフォンを業務で使用しないようにすればよいのでしょうか? その方法は一見簡単ですが、実際のところ、顧客対応の面では不都合が多々発生しそうです。すでにワークスタイルに自分のスマートフォン利用を取り入れている社員からすると、使えないとなったら効率はがた落ちです。では、社員一人ひとりにスマートフォンを支給する? それも一手ですが、新しく購入するとなると、相応のコストがかかることが想定されます。

 そこで有効なのが、私物スマートフォンを会社の通信システムに組み込んでしまうこと。たとえばNTT東日本の「αA1×αUC」ならば、私物のスマートフォンに会社の電話番号を付与することができ、社内でも外出先でも会社の電話として発信・着信ができます。会社の電話番号については、会社が通話コストを負担する形にできるので、料金面での不透明さを解消することもできます。このように、私物のスマートフォンなどIT機器を業務に用いることをBYOD(Bring Your Own Device)と言います。放っておけば単なる公私混同になってしまいますが、システムでスマートフォンを管理し、会社の電話番号を付与する形にすれば、社用の携帯電話を一人ひとり与えるより、比較的コストを抑えつつ、「グレー」な部分をクリアすることが可能です。

付与した業務用の電話番号をどう使うかは、きちんと取り決めをしておく必要も

 とはいえ私物のスマートフォンで、24時間ずっと会社の電話番号を使えるようにしておくということは、会社からずっと拘束されているようなものであり、問題を発生させる原因になりかねません。また、仮に機器を無くした場合も、情報漏えいになる恐れがあり、会社としての信用問題につながりかねません。どちらも、あらかじめ対策が必要です。

 たとえば「αA1×αUC」ならば、会社の電話番号を必要に応じて、ON-OFFすることが可能です。切り替えるタイミングを決めておけば、過剰な拘束をせずに済みます。機器をなくした際にも、会社の情報だけを遠隔操作で外部から消すといった対応が可能です。故障時の対応などは、あらかじめルールを決めておくとよいでしょう。

個人と会社の「グレー」な部分をクリアにしつつ、費用対効果にも期待できる

 このように、会社としてBYODを支援できるシステムを導入することで、個人が自分のスマートフォンを仕事で利用している時より、ずっと利便性が高く、コンプライアンスの面からも安心できる使い方が可能になります。メリットを整理してみましょう。

・1台のスマートフォンで、仕事とプライベートを使い分けることができる
・電話料金を個人用、会社用で切り分けて設定できる
・紛失した場合も会社側のデータは遠隔操作で削除可能

 といったことが挙げられます。使っている社員もセキュリティ面や費用面の不安が解消されますし、会社側としても細かい所まで管理が行き届きます。スマートフォンを業務に組み込む方法の検討をさっそく進めてはいかがでしょうか。

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中村 俊之

中村 俊之(中村社会保険労務パートナーズ
【記事監修】

特定社会保険労務士、中村社会保険労務パートナーズ代表。1954年、東京都生まれ。2005年、社会保険労務士登録、同年に「中村社会保険労務パートナーズ」(文京区本郷)設立、代表として現在にいたる。30年以上にわたり人事・労務一筋に携わり、人事労務相談・研修講師・人事制度設計・書籍の執筆監修等を行っている。

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