もっと知りたい!スマートフォンを活用した働き方改革(名刺管理編)

名刺は人脈の宝庫。受け取ったまま眠っていませんか?

posted by 中村 俊之

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 顧客を新たに獲得するにあたって、人脈の見直しやアタックリストの整備は大きな力を持ちます。社内全体にあるツテを統合できれば……と考えることも多いのではないでしょうか。社員の机に眠っている数多くの名刺を活用することができれば、新たな取引先開拓の道標にもなるはずです。

名刺情報の共有は思ったよりも時間や手間がかかる

 とはいえ、社員それぞれが集めた名刺や人脈を確認するために、聞いて回るわけにもいかないでしょう。社員一人ひとりにリストを作成させるのも大きな手間です。名刺情報共有のポイントは、誰がどのように名刺情報をとりまとめるかに尽きます。ホスト役が時間をかけて作っていければよいのですが、日々の業務に追われてなかなか身動きがとれないのも実情ではないでしょうか。さらに、集めた情報を共有する手段も考えておく必要があります。

クラウド上に名刺情報を蓄積!作成や共有の負担を軽減

 社内で名刺情報を共有する手段や、名刺情報のとりまとめを簡単に行える方法には、クラウドサービスシステムの利用があります。たとえば、NTT東日本の「αUC」では、社員それぞれのパソコンやスマートフォンから登録した名刺情報をクラウドサーバーに蓄積することで、インターネット上から連絡先リストを確認することが可能になります。この方法だと登録の手間を社内で分担できるので、いつの間にかリストができあがっている状態になります。

 さらに、共有についても、気構えず始めることが可能ですし、もし外出先から取引先へ連絡をしたい時も、名刺情報をスマートフォンやパソコンから確認し、即座に対応することができます。

旗振りがうまく機能すれば、社内の意識改革も期待できる

 このようなシステムを使えば、さっそく作業が開始できるのは確かですが、やはり担当者は必要です。共有システムを導入したことをしっかりと各社員に伝えた上で、人脈拡大のために社内で協力してもらいたいこと、どういった人を掲載していくのかといった方針やレギュレーションを社内で告知し続ける大事な役割があります。

 継続的に情報を追加し続けることになるので、単なる上からの「命令」として発信するのではなく、会社として高い価値を持った作業であることを伝えるのもポイント。自分にとっても会社にとっても役に立つ、ということを理解できるようになり、自分から積極的に名刺交換を行い人脈を広げようと考える社員が出てくれば最高です。

私物のスマートフォンも活用可能!クラウドならではのメリット

 このように簡単に登録することで名刺情報の共有ができるシステムの導入は、大きな価値を持ちます。「αUC」のように、クラウドサーバー経由で利用するシステムならば、情報の機密性に配慮しつつ、名刺情報を社員の私物スマートフォンから確認することも可能です。メリットを整理してみましょう。

・名刺情報をクラウド経由でかんたんに集約・共有できる
・クラウド型なので導入の手間が少ない
・私物のスマートフォン上でも安心して名刺情報を確認できる

 単に連絡先リストを共有するだけでなく、日々更新される情報を共有できるのは営業先拡大にも大きなメリットになり得ます。社内の情報や社員のスマートフォンを、さらに数倍活用するために、システム導入を検討してみてはいかがでしょうか。

•本サービスのご利用には、「フレッツ光 ネクスト」「フレッツ光 ライトプラス」「フレッツ光 ライト」または光コラボレーション事業者様が提供する光アクセスサービスのいずれかおよびプロバイダとのご契約が必要です(別途、初期費用・月額利用料がかかります)。

•本サービスのご利用には専用の無料アプリケーションをダウンロードする必要があります。

•ビジネスフォンと連携する機能のご利用にあたっては、対応するビジネスフォン側への設定工事(有料)が必要となります。

・パソコンやスマートフォンによっては、本サービスの機能の一部(あるいは全部)をご利用いただけない場合があります。

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中村 俊之

中村 俊之(中村社会保険労務パートナーズ
【記事監修】

特定社会保険労務士、中村社会保険労務パートナーズ代表。1954年、東京都生まれ。2005年、社会保険労務士登録、同年に「中村社会保険労務パートナーズ」(文京区本郷)設立、代表として現在にいたる。30年以上にわたり人事・労務一筋に携わり、人事労務相談・研修講師・人事制度設計・書籍の執筆監修等を行っている。

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