2017.1.19 (Thu)

このオフィス用品がすごい!(第4回)

デジタルでもアナログでも!最新「名刺」管理ツール

posted by 高島 ちなみ

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 名刺は、ビジネスマンの「顔」ともいわれるほど重要なアイテムです。特に、初顔合わせの時などのファーストコンタクトでは欠かせないものです。
 
 名刺は数がどんどん増える上に、整理に手間がかかるため、管理が苦手だという人も多いでしょう。しかし最近では、名刺をデータ化して専用端末で整理をしたり、アプリで管理する新たな管理ツールも登場しています。今回はその中から、特に便利なものを紹介します。

アナログとデジタルでハイブリッド管理「名刺αシリーズ」

 名刺管理をアナログからデジタルに移行するには、アナログのデータをスキャンする必要があります。このデータ化する作業が億劫で、なかなか手を付けられないという人も多いでしょう。

 そんな方におすすめなのが、コクヨの「名刺αシリーズ」。アナログのファイルに加え、無料の管理・活用アプリが用意されている点が特徴です。

たとえば同シリーズの1つである「名刺ファイルα」は、厚さ4mmながら200枚の名刺が収納可能な超薄型ファイルです。表紙のカラーバリエーションが6色あるので、色によるグループ分けができます。

 名刺ファイルαの背表紙にはジョイントパーツがあり、名刺ファイルαが最大6冊まで収納できるフォルダー「名刺ブックα」のレールに差し込んで管理できます。そのため、グループを再編集したり、枚数増加による拡張などが手軽に行えます。

 この名刺ファイルαは、専用アプリ「名刺CamiAp」との連携が可能。「名刺ファイルα」に付属する専用の読み取りシートに並べれば、8枚まとめて同時に撮影できます。OCRによる文字認識機能も備えており、読み取った名刺のキーワード検索、五十音やグループなどのタグ検索、画像によるサムネイル検索が可能です。

 さらに、Evernoteとの連携機能もあり、スマートフォンだけでなく、タブレットやパソコンでも名刺が検索できます。アナログ管理に慣れているけど、デジタルの管理を始めたいという人にはうってつけの商品といえるでしょう。

持ち運びできる専用端末「ピットレック DNH20」

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高島 ちなみ

高島 ちなみ

フリーライター。2012年より執筆活動を開始し、ビジネスコラム・グルメレポートなどを執筆。無類の図書館好き。趣味が高じて司書資格も取得。ライブラリアン・検索技術者として、WEB媒体向けのレファレンス支援も行う。

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