ICTで業務を効率化(第14回)

拠点間コミュニケーションのリスクはVPNで克服!

posted by 佐京 正則

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 ICTは、コミュニケーションを距離や時間などの制約から解放してくれる技術です。実際に東京、大阪、名古屋など離れた拠点同士のリアルタイムなコミュニケーションを実現する手段として、ICTを導入している企業は少なくありません。特にWeb会議システムでは、物理的な移動無しで重要事項の協議を可能としており、ICTによる恩恵を受けたうちの1つに挙げられます。

 しかし距離の離れた拠点間コミュニケーションには、特有の「情報漏えい」というリスクのほか、「回線遅延」や「瞬断」といった課題が存在します。それら拠点間コミュニケーションのリスク対策・課題対応として、「VPNの活用」を紹介します。

即効性のあるコスト削減策としての「Web会議」

 Web会議システムは決して新しい仕組みではないものの、近年再評価されているICTの1つです。メールや電話と違って、相手の表情も映像化されて伝達されるのは、会議のようなコミュニケーションで重要な情報となります。

 アメリカの心理学者アルバート・メラビアンが1971年に提唱した「メラビアンの法則」によれば、コミュニケーションは「言語情報(文字)」「聴覚情報(声)」「視覚情報(表情や仕草)」という3つの情報を認識することで、成立しているといわれています。人がこの3つの情報を認識する割合は「7%:38%:55%」といわれており、視覚情報の割合が半分以上を占めているのです。この割合から「7・38・55ルール」や「3Vの法則」とも呼ばれています。

 この法則に従えば、コミュニケーションは視覚情報が最も大きな影響力を持つことになります。つまりWeb会議システムは、メールや電話にはなかった「視覚情報」を伝えるという点で、実際に顔を合わせたコミュニケーションに近い効果が期待できます。

 また、Web会議の導入によって、役員・社員の移動コスト(お金、時間)や、出張による代替人員の調達コスト、会議設営の場所代、ケータリング費用などが節約できることも見逃せません。Web会議ならではの即効性あるコスト削減策になるでしょう。拠点の数が多く、頻繁に会議や合意が必要な企業ほど、Web会議システムの恩恵は大きくなるはずです。

 しかし、Web会議には拠点間コミュニケーション特有のリスクや課題も存在します。

拠点間コミュニケーションのリスクや課題は?

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佐京 正則

佐京 正則

法学部を卒業後、IT業界にて約10年間、エンジニアやERPコンサルタントとして勤務。2015年よりフリーライターとして活動し、主にIT系ビジネスや不動産投資、社会人の転職事情などについて執筆中。文理両方の知見を活かし、テクノロジーとビジネスが結びついた話題を得意としている。

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