ICTで業務を効率化(第8回)

Web会議の導入で得られる3つのメリットとは

posted by 小島 高広

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 ビジネスにおいて、会議は必要不可欠なもの。しかしながら、「必要不可欠な会議」が思わぬ負担や課題を生むことがあります。具体的に、どのような負担や課題が発生するのでしょうか?考えられるものとして、以下が挙げられます。

移動コストの増加

 企業が拡大していくと、従業員は増加し、支店も増えていきます。その状況で関係者が一同に集まり会議を行おうとすると、当然移動コストは増加します。

「移動交通費」や「出張旅費」は、第三者からは必要性が判断しにくく、コントロールしにくい経費のため、どんどん膨れ上がる可能性を秘めています。また、支店や営業所の増加に比例して増えていく傾向もあります。

会議の実施スピードの遅延

 出席者の都合が合わなかったり、会議室に空きがなかったりと、会議の実施を遅らせる要素はさまざま。必要な会議を必要なタイミングで実施することは難しいものです。会議が遅れると意思決定のスピードにも支障をきたしますし、経営判断に影響が発生する可能性も生じます。

会議準備の工数負荷

 資料をつくったり、投影機を用意したりと、会議の準備には思ったより工数を要するものです。会議の参加者が多くなるほど、資料の数も比例して多くなります。また、遠方からの参加者がいる場合は移動手段や宿泊施設の確保も必要になります。

「負担のある会議」から「効果のある会議」へ

 このような会議に関するさまざまな課題を解決できるのが、「Web会議」です。

 Web会議とは、カメラとマイク付きのPC端末とインターネットへの接続環境さえあれば、インターネット回線を使って会議が開催ができるシステムのこと。TV会議とは異なり専用のハードウエアやソフトウエア、通信回線を必要とせず、既存の回線やPC端末を活用できるので、初期投資が安く済むのも特徴です。

 次に、Web会議で解決できる課題と、得られるメリットを紹介します。

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小島 高広

小島 高広

フリーライター。長年BPOサービス企業にてサービスマネジメントやセールスプランニング、システム設計に携わる。ITとテクノロジーそしてビジネスの3つの視点から各種の記事を執筆中。

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