2017.10.18 (Wed)

ビジネスを成功に導く極意(第19回)

あなたのToDoリストの作り方、間違っているかも!?

posted by Yuki

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 「段取り八分」という言葉があるように、仕事を円滑に進めるには段取りを怠らないことが重要です。

 毎日、業務を開始する前に「今日やるべきこと」をまとめたToDoリストを準備しているにも関わらず、定時になってもほとんど終わっていない。このような状況に陥っているのは、作業内容や時間を正しく把握しないまま、段取りを行っている状態といえます。つまり段取りが「絵に描いた餅」となってしまっているのです。

 そのような段取り下手を修正するポイントを、伊庭正康氏の『会社では教えてもらえない 残業ゼロの人の段取りのキホン』から紹介します。

 伊庭氏は、ToDoリストを作った人のうち4割が未完了のままになっているとしています。自分で決めたスケジュールが未完了の人には3つの特徴があるそうです。

未完了のToDoリストを作っている人の特徴は3つある

 伊庭氏は、未完了のToDoリストを作る人には3つの特徴があるとしています。1つ目は、作業内容を把握していない。2つ目は、作業時間が読めていない。3つ目は、アクシデントを考慮していないです。

 1つ目の作業内容を把握していないというのは、ToDoリストを作るとき「営業会議の準備」というような大まかな業務内容を書き込んでいることです。営業会議の準備と一口にいっても、会議室の予約、出欠の確認、資料の準備、提案の作成など細かな仕事の集合体なので、ToDoリストの「今日は何をやるべきか」が見えていない状態です。ToDoリストを作る前に仕事を細分化して、具体的に今日やるべきことを把握するのがポイントです。

 2つ目の作業時間が読めていないですが、リストを作るときは経験則に基づいて作業時間を予想しているでしょう。しかし、その予想が自己ベストのものを基準にしていると、未完了に陥る危険性が高くなります。予想時間は最短ではなく、最長で設定したほうが良いでしょう。それでも予想時間を超えた場合は、次のToDoリストを作るときの反省材料としてください。また作業時間が予想を超えるワーストとなったときは、失敗要因を洗い出すのがポイント。洗い出すことで経験則の精度が高まり、より現実的なToDoリストを作成できるようになります。

 最後のアクシデントを考慮していないは、その日のスケジュールを分刻みできっちり組んでいることです。突然の電話や来客や上司から意見を求められるなどを想定していないと、そのようなスケジュールは簡単に瓦解してしまいます。伊庭氏は8時間勤務であれば、1時間30分くらいの余裕を見ておいたほうが良いとしています。

 まとめますと、完了するToDoリストを作るには、作業の細分化、作業時間を予想する正確性、想定外を想定内に織り込むという視点が必要です。

ToDoリストに加え、ガントチャートで段取りを補完する

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Yuki

Yuki

IT企業、会計事務所での経験を経て、フリーライターへ。シアトル近郊に半年留学、IT企業では会計事務以外に海外支社とのやりとりを行う。これまで経理や税金、英語学習の他、さまざまな分野の記事を執筆してきた。

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