2017.10.11 (Wed)

ビジネスを成功に導く極意(第18回)

会議を無駄な時間としないための、3つのポイント

posted by Yuki

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 ささいなことばかり話し合っている、報告を読み上げるだけ、結論が出ないなど、会議が時間の無駄だったという話を耳にする機会は少なくありません。

 時間の無駄となった会議では、主催者が議題を周知していない、参加者が提案を会議中に考えていたなど、開催前から結果が「不毛になる」ことが予想されるような準備不足が見受けられるといわれています。本記事では、会議を実のあるものにするために、事前の準備、当事者の意識、会議の進行などでの抑えておくべきポイントを紹介します。

無駄な会議が生まれてしまう土壌

 無駄な会議が生まれてしまうのは、主催者、参加者、そして進行役それぞれの意識が原因となっています。

 主催者は「議題が解決した結果」を考えているはずです。たとえば営業利益の改善という議題なら、売上の増加や経費削減などでの解決を結果として想定しています。そして、想定した解決策を実現するための方法である営業戦略や経費の見直しなどの具体策を話し合うために、必要な資料を揃えるでしょう。

 無駄な会議には、そもそもゴールを決めていない、または議題を周知していない場合が多いのです。結果が決まっていなければ、具体策というところまで話し合いを落とし込めません。議題が周知されていなければ、参加者は場当たりの提案しかできません。

 また参加者も準備を怠る、発言しない、相手を否定するといったようでは、せっかく主催者が準備しても無駄な会議となってしまいます。参加者は建設的な発言を心がける意識が必要です。

 次に進行役の問題です。進行役を立てなくとも、課題や解決について話す時間配分を決めておかないと、結論まで至らずに時間切れとなると無駄な時間を過ごしていると参加者に思われるかもしれません。また進行役を立てても、時間配分どおりに進まないといった場合も、周囲に無駄な会議と思わせてしまいます。

 会議は1人で行うものではありません。全員が当事者意識を持って準備して議論を交わすからこそ、実のある会議になるのです。

実のある会議にするための準備と告知

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Yuki

Yuki

IT企業、会計事務所での経験を経て、フリーライターへ。シアトル近郊に半年留学、IT企業では会計事務以外に海外支社とのやりとりを行う。これまで経理や税金、英語学習の他、さまざまな分野の記事を執筆してきた。

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