ビジネスを成功に導く極意(第14回)

どうしてGoogleはメールを使わなくなったのか!?

posted by 高槻 雫

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 業務効率や生産性が求められる近年、それらの実現に試行錯誤している企業は少なくありません。その施策の1つとして、検索エンジン大手のGoogleでは、ビジネスツールの定番である「メール」をほとんど使わないことで、業務効率と生産性を高めたそうです。

 これまでメールは、社内外のコミュニケーションの効率が上がるツールと考えられていました。しかし返信などの対応に忙殺され、本業になかなか手がつけられないビジネスパーソンも少なくないでしょう。そのような状況にも関わらず、Googleはメールにとらわれない仕事術を確立しています。

メールが仕事を非効率的にする理由とは

 メールがコミュニケーションツールとして普及したことにより、1日で多くのメールを送受信するようになりました。しかしメールは「連絡」という業務に付随する仕事で、たとえば経理業務などの本来業務を処理する仕事ではありません。よってメールに多くの時間を割くことは、業務の効率低下を招いているとも考えられます。

 たとえばメール機能でよく見られるメーリングリストは、メールによる情報共有を一括で行えるので送信側には便利です。しかし、受信側には重要度の低いメールまで届くことになります。結果的に発生するメールを選別するという作業が、生産性を下げています。

 送信側もメーリングリスト全員からの返信が揃わなければ、仕事が滞ることがあります。会議の日程調整メールを送信したところ、重要な人物からスケジュールが合わないとの返信があれば、日程を改めるメールを送ることになります。一度に開催日が決定できず、効率の悪い作業です。

 ほかにもミーティングの議事録や企画書の草案などをメールの添付ファイルで共有した場合は、訂正や更新に時間がかかってしまう場合があります。さらに訂正したもの対して、再訂正ということが繰り返されえれば、訂正ミスや、最新版が不明になるなどのケアレスミスのリスクも増えます。受信側も訂正の指摘や最終版の完成を待つことになり、業務が滞る可能性が考えられます。

 メールというコミュニケーションツールには、このように効率という面で不向きな分野があるのです。

Googleが業務効率化に成功した仕事術とは

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高槻 雫

高槻 雫

フリーライター。2014年より執筆活動を開始。人材派遣会社の営業担当として様々な採用現場に携わった経験を元に、ビジネス心理学や採用に関するコラムを執筆している。

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