2016.2.3 (Wed)

スマートフォン時代の企業サバイバル術(第2回)

“ネオ公私混同”で業務効率を200%アップさせる

posted by 中村 俊之

このエントリーをはてなブックマークに追加
Evernoteに保存
印刷

 個人情報保護法や機密保持契約の徹底など、一昔前に比べると、企業の情報管理は非常に厳しくなっています。その一方でスマートフォンやSNSの普及など、ITによるコミュニケーションも急速に発展。会社支給の機器に比べ、個人持ちの機器のほうが使い勝手がよい、という意見もしばしば見られるようになりました。この差を活かす方法はないでしょうか。

「公私混同」「寝た子を起こすな!」で良いのか?

 取引先からの依頼や、必要あって定めた社内ルールの厳格な運用により、極めて窮屈な働き方をしている会社があります。会社運営にあたってこれは、契約上やセキュリティ上、安全度の高いやり方であるのは確かです。とはいえ、古い考え方や逃げ腰の運用で、自縄自縛になっている面はないでしょうか。

 ある会社で新入社員からこんな提案があったそうです。「会社支給の携帯電話ではなく、自分のスマホのほうが性能がよいので使ってよいか?」「外勤で合間の時間がもったいないので、自分のノートPCを使ってよいか?」「自分の使っているクラウドのサービスで社内の情報やスケジュールを共有してくれないか?」。これをけしからん公私混同の発想と考えるべきでしょうか。

 学生時代から、スマートフォンやクラウドを使ったデータ共有に慣れていた新入社員からすると、業務効率を上げるために当然の提案をしたつもりでしょう。しかし、この会社にとってこれまで考えてもみなかった事例。規程もなければ、クラウドが何なのかもよくわかっていません。具申された上司や管理部門からすると寝耳に水、新システム導入の手間を考えると、寝た子を起こすな、といった面もあったようです。

効率化の観点での“公私逆転”

 一般的には、個人の機器を会社で使うのは就業規則上かなりグレーでしょう。また、クラウド、つまり社外に会社の情報を置くことは機密保持の面で簡単に認めてよい問題でもなさそうです。

 しかし、実際に社内でヒアリングを進めてみると、すでに自分の機器を業務に使っている人や、無料のクラウドサービスを用いたスケジュール共有を進めているチームもあったそうです。そして社内全体での情報共有は、ずっと以前から要望が続いている課題でもありました。

 こういった未解決の課題に対して、個人が自分のやりやすい方法でいつのまにか勝手に対処をはじめていたといえます。業務管理なのに、会社が提供する手法より、個人が何気なく使っている手法のほうが効率がよい、という逆転現象が発生していたのです。そして幹部達の知らない間に、社内の情報システムの私的運用が少しずつ、悪く言えば無軌道に、広がりを見せていました。

二重三重のロスをなくす結果につながる

このエントリーをはてなブックマークに追加
Evernoteに保存
印刷
中村 俊之

中村 俊之(中村社会保険労務パートナーズ
【記事監修】

特定社会保険労務士、中村社会保険労務パートナーズ代表。1954年、東京都生まれ。2005年、社会保険労務士登録、同年に「中村社会保険労務パートナーズ」(文京区本郷)設立、代表として現在にいたる。30年以上にわたり人事・労務一筋に携わり、人事労務相談・研修講師・人事制度設計・書籍の執筆監修等を行っている。

メルマガ登録


スペシャルインタビュー


成功企業の戦略


離島の廃校で学ぶ酒造りとまちづくり

ページトップへ

あわせて読みたい

close