2016.10.28 (Fri)

他人には聞けないICTの“いま”(第22回)

面倒なマニュアル作成もクラウドで解決!?

posted by 落合 純平

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 ビジネスを続ければ続けるほど、企業には「ノウハウ」という財産が積み重ねられます。そのノウハウは、企業の日々の業務を支えつつ、ときには他社との差別化にもつながる、お金には代えられない貴重な財産です。
 
 とはいえ、そのノウハウが明文化され従業員に共有化されている、という企業は少ないでしょう。従業員個人が積み重ねたノウハウを組織で共有化することは、簡単なことではありません。マニュアル作成に要する工数が確保できなかったり、マニュアル作成の作業を後回しにしてしまっているケースもあるでしょう。

 しかし現在、マニュアル作成をサポートしてくれるサービスというものが存在します。こうした便利な有効活用することで、業務内容を会社全体で共有し、業務引き継ぎの簡易化や、作業の属人化を防ぐことができます。もちろん、面倒なマニュアル作成の作業からも解放されます。

 今回は、蓄積したノウハウを有効に活用する、便利なマニュアル作成サービスを紹介します。

企業にとって価値のあるマニュアルも、従業員には面倒な存在

 自社が蓄積したノウハウという“財産”を、他の従業員の目に見える形に残し、新人教育や業務改善に活用することは、企業にとって非常に意義深いことです。しかし、冒頭で述べた通り、通常業務に加えてマニュアルを作成するというのは、簡単な作業ではありません。特に、複雑な操作や高度な知識が求められる作業であればあるほど、マニュアルの作成は困難になります。

 さらにいえば、通常業務を行ううえでマニュアルは「どうしても必須である」というほどの存在ではりません。たしかに周囲に誰もいなければマニュアルに頼るしかありませんが、業務に熟知している人が近くにいれば、その人から教われば解決できます。何も面倒なマニュアルを作る必要性は無いのです。

 そのほか、わかりきっている作業を明文化することが面倒くさい、すでにノウハウを知っている自分がマニュアルを作成するメリットがない、作成作業が地味で面倒、作成しても評価されるかどうかわからない……など、ネガティブ面を取り上げればきりがありません。マニュアルは、企業にとって価値はあるものですが、従業員にとってはあまりその価値が感じられにくいものなのです。

なぜマニュアルをクラウド化すべきなのか

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落合 純平

落合 純平

株式会社ネクストアド B2Bコンテンツマネージャー。IT製品の紹介ページやナーチャリングコラム、メールマガジンの制作を数多く請け負い、サーバ、ネットワーク、仮想化基盤といった専門的な分野から、クラウドやモバイルといったトレンド分野まで、幅広いジャンルのウェブコンテンツを制作。株式会社ネクストアド コーポレートサイト:http://www.nextad.co.jp/

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