2016.10.21 (Fri)

他人には聞けないICTの“いま”(第20回)

社内に溜まった紙資料の問題を「電子化」で解決!

posted by 大竹 利実

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 デジタル化が進んだ現代でも、書類や契約書、企画書などの文書は紙に印刷して保管するという企業は多いでしょう。しかし、紙の量が膨大になり、格納スペースの確保が難しくなったり、文書を探すことが大変になったりといった事態を招きがちです。

 このような問題は、文書を電子化することで解決することができます。今回は電子化のメリットや、専門のサービスなどを見ていきましょう。

オフィススペースの有効活用とコスト削減

 文書を電子化することで、まずは「オフィススペースの有効活用」というメリットが得られます。オフィススペースのかなりの部分を、文書の保管スペースに充てている企業も多いでしょう。文書を電子化し、不要な文書を破棄することにより、文書を保管していたスペースが空き、オフィススペースを有効活用できるようになります。

 「業務時間の削減」もメリットの1つとして挙げられます。文書を電子化しデータとして保管することで、書類探しにかかっていた時間が大幅に削減できます。文書を電子化し、ファイル名や作成日付などを入力しておけば、パソコンから目当ての文書がすぐ探せるようになり、これまでかかっていた書類探しの時間をほかの業務に充てることができるでしょう。

 細かい部分では、「複数人が同時に閲覧できる」という点も利点です。紙の文書の状態では、一度に1人しか見ることができません。もちろん、コピーして配布すればできますが、コピー代がかかってしまいます。しかし、文書を電子化することで、複数人で同時に閲覧でき、紙やトナーの使用量を減らすことができます。1枚あたりのコストは微々たるものですが、それが大量に集まれば大きなコスト削減につながります。

セキュリティの強化にもつながる

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大竹 利実

大竹 利実

20年以上のライター経験を持つITライター。某外資系大手IT企業で専属ライターの経験もあり。横丁、大衆酒場といった場所には目がない。

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