他人には聞けないICTの“いま”(第18回)

年末調整を機にマイナンバー対策を見直す方法(後編)

posted by 大竹 利実

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 今年の冬は、ついにマイナンバーを本格的に使用することになります。年末調整の際に、マイナンバーの記載が必要となる書類があるためです。

 前編ではマイナンバーの基本事項を確認すると共に、年末調整のどんなシーンでマイナンバーが必要になるかを紹介しました。そして、マイナンバーの漏えいや毀損を防止するためには適切な安全管理も必要になるため、これを機にマイナンバーの管理方法を見直すべきという内容でした。

 後編では、実際にマイナンバーを安全に管理するためにはどうすればよいのか、また、その具体的な解決方法としてどのようなものがあるのかを詳しく紹介していきます。

 

マイナンバー最大のリスク「情報漏えい」に対処するためには

 マイナンバーにおける最大のリスクは「情報漏えい」です。

 マイナンバー法では、特定個人情報(12桁のマイナンバーと、それに紐付く氏名や従業員番号など)の漏えいに対する罰則が、個人情報保護法よりも厳しくなっています。具体的には、事業者(企業)がマイナンバーを漏えいさせた場合、最大で4年以下の懲役または200万円以下の罰金または併科という、重い刑罰が科されてしまうのです。

 そこで企業においては、マイナンバーに対する安全管理措置を行うことがとても重要になってきます。

 マイナンバーを安全に管理するためには、「組織的安全管理措置」「人的安全管理措置」「物理的安全管理措置」「技術的安全管理措置」という4つの観点が重要だと、ガイドラインで示されています。このうち、「物理的~」と、「技術的~」については、ICTを活用することで、マイナンバーをより安全に管理することができます。

 たとえば「物理的~」では、サーバールームや書類の保管場所を施錠し、入退室履歴の記録を行うことで管理できます。また「技術的~」では、マイナンバー情報のログ収集・管理といった保管方法の明確化や、不正アクセスの防止、ネットワークの暗号化、導入しているシステムのマイナンバー対応といった対策を立てることができます。

 

クラウド上ならマイナンバーの管理も安全

 マイナンバーの管理方法の1つとして、クラウドを利用する手段があります。

 たとえば、社員のマイナンバーを紙の書類としてファイリングしている企業の場合、保管場所のスペースが必要となるだけでなく、プリントのコストがかかりますし、特定の社員のマイナンバーを探す際にも時間がかかってしまいます。何より、紙で保管している場合、紛失や悪意のある人物による盗難の危険性もあります。

 こんな時は、マイナンバー情報をクラウドのオンラインサービスに預けて管理すれば、紙での管理が不要になり、紛失や盗難のリスクを減らせます。

 とはいえクラウドで管理する場合でも、オンラインストレージのIDやパスワードが流出してしまえば、マイナンバー情報が盗難される恐れがある点は変わりません。しかし、たとえIDやパスワードが流出したとしても、マイナンバーの盗難を回避する対策が施されたサービスもあります。

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大竹 利実

大竹 利実

20年以上のライター経験を持つITライター。某外資系大手IT企業で専属ライターの経験もあり。横丁、大衆酒場といった場所には目がない。

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