オフィスソフト使いこなし(第69回)

エクセルで修正指示がきちんと伝わるコメント機能

posted by 山田 尚明

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 エクセルの資料をメールでやりとりするときに、申し送り事項や修正指示をメールの本文に書き込むことがあると思います。メールに修正指示を記す際、「セルB6の売上金額が間違っていますので修正してください」といちいち事細かに入力するのは面倒なもの。また、送られた相手もメールの文章を読み落としたり、修正箇所を探すのに手間取ったり、指示の読み間違いや理解不足でミスをすることも考えられます。

 そこでおすすめしたいのが、[テキストボックス]と[コメント]です。この2つの機能を使えば、メールを使ったエクセルファイルの補足説明や修正指示などのやりとりがわかりやすくなり、見落としも防げます。

付箋感覚で使えるテキストボックス

 まずは、紙の書類に付箋を貼るような感覚でエクセルにメッセージを記入できる[テキストボックス]の使い方を説明します。

 [挿入]タブの[テキスト]をクリックし、プルダウンメニューから[テキストボックス]を選択してください。

 カーソルの形状が変わるので、テキストボックスを挿入したい場所でクリックします。

 テキストボックスに、文字が入力できるようになりました。

 以上のように、申し送り事項をエクセルファイル内に記載しておくと、相手により伝わりやすくなります。しかし、このままでは文字の背景が透明なので見にくく、見落としが発生するかもしれません。

 そこで次は、テキストボックスの背景色やフォントの色を変更しましょう。テキストボックスを選択したまま、[ホーム]タブの[フォント]グループにある[塗りつぶしの色]の右隣にある逆三角のアイコンをクリックすると、テキストボックスの背景色を選ぶプルダウンメニューが表示されます。

 テキストの色を変更するには、まず変えるテキストをドラッグして指定。次に[フォントの色]の右隣にある逆三角のアイコンをクリックすると、プルダウンメニューが表示されて変更できます。下図では、日にちを強調するために色を変更しました。

 背景色を黄色で塗りつぶしたことで文字が読みやすくなりました。さらに強調したい文字の色を変更することで、見落とされにくくなっています。

セルに紐づけたメモを挿入できるコメント

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山田 尚明

山田 尚明

大学院卒業後、メーカの営業企画部署にて5年半、カタログ・Web制作や展示会の運営などのプロモーションに携わる。その後IT企業にて1年半インターネット広告の運用を担当。現在はフリーランスとしてIT、ビジネス、健康、金融、ニュースなどさまざまなジャンルの記事を執筆するとともに、Webサイトの制作やコンテンツマーケティング、インターネット広告の運用などの業務を行う。

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