オフィスソフト使いこなし(第68回)

ワード文書の全角・半角を簡単に統一するテクニック

posted by 松崎 美穂

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 ワードでビジネス文書を作成するとき、数字や英字、カタカナは半角と全角のどちらで入力していますか? どちらが適切かはケースバイケースですが、全角と半角が混在している規則性のない文書を受け取った相手は「細やかな配慮が足りない人」という印象を抱くかもしれません。

 規則性をもって文書を作成しても、誤入力することがあります。また入力後の推敲時に、全角(あるいは半角)のほうが読みやすいので変更したいという場合もあるでしょう。

 入力後に1カ所ずつ修正するのは時間がかかりますし、使用フォントによっては半角と全角の違いが、目視ではわかりづらいこともあります。そこで今回はワード文書内の半角・全角文字を統一する際に便利な一括変換に関する機能をご紹介します。

「文字種の変換」で半角の文字を全角に一括変換

 ワードには[文字種変換]という機能があります。この機能で、英数字とカタカナを全角から半角へ変換する手順を説明しましょう。サンプルの文書内では「Word」や「SmartArt」などの英字やカタカナが全角で入力された状態です。

 まず文書内で英数字とカタカナを半角に変更したい範囲を選択します。文書全体を選択する場合なら、「Ctrl」キーを押しながら「A」のキーを押すと手早くできます。

 つぎに[ホーム] タブの[フォント]グループにある[Aa](文字種の変換)をクリック。プルダウンメニューが表示されるので[半角]を選択します。

 全角の英数字やカタカナが半角に一括変換されました。

 [Aa]は半角と全角の統一だけではなく、プルダウンメニューにあるように英字の大文字・小文字や、ひらがな・カタカナへの変換も一括で行えます。

 しかし「ビデオ」や「キーワード」などの全角のカタカナも[Aa]では半角に変換されてしまいました。[Aa]による半角への変換は、半角で入力できる文字種すべてに適用されてしまうからです。

「高度な検索」を組み合わせ、目的の文字種のみ変換

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松崎 美穂

松崎 美穂

大学卒業後、外資系ソフトウェアベンダーへ入社。インストラクター、コンサルタントとして約5年在籍。その後フリーとなり、インストラクター経験を活かし、各種ソフトウェアの操作説明作成、カスタマーサポート、Office製品・パソコンインストラクターなどの業務に従事。2児の母。趣味はピアノ。

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