オフィスソフト使いこなし(第67回)

フォーム機能を使ってエクセルの入力時間を短縮!

posted by 松崎 美穂

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 エクセルで顧客名簿や商品一覧のようなリストを作成する際、横や縦に長いリストでマウスをクリックしながら文字入力するというのは思いの外、作業効率面でロスになります。そんなときはフォーム機能を利用すると、文字入力の作業効率が向上するとともに疲労の軽減にもつながるでしょう。

 またフォームは、リストの1行分のデータ項目がダイアログボックスにまとめて表示されます。項目数の多い横長のリストをクリックしてスクロールさせる場合よりも、項目の全体像などが理解しやすくなるのです。

フォーム機能をクイックアクセスツールバーに表示

 フォーム機能は、初期状態のままではリボンやツールバー、プルダウンメニューには表示されません。まずはクイックアクセスツールバーに、フォームのアイコンを表示させることが最初の作業となります。

 リボンの[ファイル]タブを選択し、表示されたウィンドの左下にある[オプション]をクリックしましょう。

 「Excelのオプション」ダイアログボックスが表示されるので、左のリストから[クイックアクセスツールバー]をクリックし、さらに[コマンドの選択]のボックスから[すべてのコマンド]を選択します。

 コマンド選択の下に表示される一覧から[フォーム]を選択し、右隣の[追加]をクリックしましょう。[クイックアクセスツールバーのユーザー設定]欄の一番下に[フォーム]が表示されたことを確認したら、「OK」をクリックします。

 シートに戻ると、クイックアクセスツールバーの一番右に「フォーム」のアイコンが表示されました。

フォームをクイックアクセスツールバーから表示

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松崎 美穂

松崎 美穂

大学卒業後、外資系ソフトウェアベンダーへ入社。インストラクター、コンサルタントとして約5年在籍。その後フリーとなり、インストラクター経験を活かし、各種ソフトウェアの操作説明作成、カスタマーサポート、Office製品・パソコンインストラクターなどの業務に従事。2児の母。趣味はピアノ。

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