オフィスソフト使いこなし(第65回)

エクセルの共同編集機能で効率的に作業を進めよう

posted by 松崎 美穂

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 ビジネスシーンでは、データ整理やスケジュール管理などの際、1つのエクセルファイルを複数人で編集する場面が多々あります。そんなときは、エクセルの共同編集機能を使うと便利です。共同編集機能を使えば、複数人が同時に1つのエクセルファイルを編集できるようになります。

 共同編集機能を使うことで、たとえばエクセルファイルを編集するための順番待ちや、誰かにまとめて編集をしてもらうといった余計な作業を防ぐことができるので、生産性の向上が期待できます。

ファイル共有や共同ブックと共同編集の違い

 共同編集機能はエクセル2016やオフィス365などで利用できますが、それ以前のバージョンでも、エクセルの共有ブック機能やOSのファイル共有などを活用すれば、複数のユーザーが同じエクセルファイルを編集することは可能でした。

 ただし、共有ブック機能やOSのファイル共有では、複数のユーザーが同時に編集することができません。別のユーザーがファイルを開いているときに編集を行おうとすると「編集のためロックされています」というメッセージが表示されます。その場合、閲覧はできても編集は行なえませんでした。

 エクセルの共同編集機能は、複数で同時に編集できるという点が大きな特徴です。しかもリアルタイムで相手の編集状況を把握することも可能となっています。

共同編集できるユーザーの設定

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松崎 美穂

松崎 美穂

大学卒業後、外資系ソフトウェアベンダーへ入社。インストラクター、コンサルタントとして約5年在籍。その後フリーとなり、インストラクター経験を活かし、各種ソフトウェアの操作説明作成、カスタマーサポート、Office製品・パソコンインストラクターなどの業務に従事。2児の母。趣味はピアノ。

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