オフィスソフト使いこなし(第59回)

ワードの便利な表機能を使いこなそう

posted by 松崎 美穂

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 ビジネス文書には、見積書や請求書などの計算表だけでなく、予定表やチェックリストなどさまざまな表を掲載することがあります。そのような表をワードで作成しようとすると、エクセルとは微妙に操作が違うために苦労したという人も多いでしょう。

 本記事では、ワード特有の表作成に便利な機能を紹介します。これを押さえておけば「どうしてエクセルと同じようにできないんだろう」というイライラが、「ワードだからこそ便利!」という感覚に変わるかもしれません。

文字列から表を作る

 表の作成は、まず枠線を引き、そのあと文字データを入力して表の形を整えていきます。入力するデータの個数があらかじめわかっている場合は、先に文字データを入力しておき、その後に枠線を引くこともあるでしょう。CSV 形式のファイルを読み込んで表を作成したいときは、後から枠線を引く方法が便利です。

 ポイントは文字データの作成時に、表の区切りになる部分に「Tab」や「カンマ」を入れて区切り、「Enter」を改行として入力します。たとえば下記のようになります。

データ→(Tab)データ→(Tab)データ↵(Enter)

データ→(Tab)データ→(Tab)データ↵(Enter)

 下記のキャプチャ画像では、わかりやすいように編集記号を表示させています。「→」の編集記号の部分がTABキーで入力した部分です。もし、編集記号が表示されていなければ、[ホーム]タブの[段落]グループにある[編集記号の表示/非表示]をオンにしてください。

 まず表に変換するテキストをドラッグで選択し、[挿入]タブにある[表]グループの[文字列を表にする]をクリックします。

 [文字列を表にする]ダイアログボックスが表示され、[表のサイズ]にある列数・行数と、[文字列の区切り]がタブにチェックが入っていることを確認したら[OK]をクリックします。

 一括で表の枠線が引かれました。

列幅を調整する

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松崎 美穂

松崎 美穂

大学卒業後、外資系ソフトウェアベンダーへ入社。インストラクター、コンサルタントとして約5年在籍。その後フリーとなり、インストラクター経験を活かし、各種ソフトウェアの操作説明作成、カスタマーサポート、Office製品・パソコンインストラクターなどの業務に従事。2児の母。趣味はピアノ。

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