オフィスソフト使いこなし(第57回)

トレース機能で、数式の参照先を見える化

posted by 松崎 美穂

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 会議で検討する議題に関する資料や、営業成績などの報告書などに間違いがあると、検討した議題や指針にも影響が及ぶ可能性があります。エクセルでそのような資料を作成したときに起こりがちな間違いとしては、参照先が変更・削除されているなどの数式エラーが考えられるでしょう。

 数式がエラーとなる原因は、数式の設定後にセルの削除や追加などがあります。対処としては、数式エラーを探し、原因を突き止めることになりますが、複数の数式で参照が入り組んでいるようなシートとなれば、手作業と目視では修正の取りこぼしという可能性も高くなるでしょう。

 今回は、数式の確認やエラーの原因を探る上で、覚えておくと便利で作業効率が向上する機能を紹介します。

「F2」キーを使用した数式チェック

 数式をチェックするうえで基本になる機能は、F2キーです。F2キーを押すと、セルに入っている数式を確認することができます。

 たとえばこのような請求書で、消費税額を求めている数式をチェックしてみます。

 消費税額の入っているセルG16をクリックして選択し、F2キーを押します。セル内に数式が表示され、参照しているセルが色付きで表示されます。G15*F16という小計の12,800円と消費税の8%を掛け算した数式で、消費税額を求めていることが確認できます。

 F2キーでチェックできる数式は1つのみです。もし参照先も数式であった場合は、その先の参照を調べることができません。また選択したセルが、別のセルにある数式の参照元になっていることもわかりません。そのような複雑な参照となった場合のチェックには、「トレース」という機能を使うと便利です。

参照元を矢印でトレースし可視化

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松崎 美穂

松崎 美穂

大学卒業後、外資系ソフトウェアベンダーへ入社。インストラクター、コンサルタントとして約5年在籍。その後フリーとなり、インストラクター経験を活かし、各種ソフトウェアの操作説明作成、カスタマーサポート、Office製品・パソコンインストラクターなどの業務に従事。2児の母。趣味はピアノ。

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