オフィスソフト使いこなし(第54回)

エクセルの「数える」関数を覚えて効率化を実現

posted by 松崎 美穂

このエントリーをはてなブックマークに追加
Evernoteに保存
印刷

 統計を取るための「数える」というとてもシンプルな操作も、データの件数が何百、何千にもなれば手動で、早くかつ間違いなく行うのは難しいものです。

 エクセルでは、COUNT(カウント)関数という数式を設定することによって、労力や手間を減らしながら、正確に数えることができるようになります。COUNT関数は、複雑な計算や条件式を使った計算の代わりに、必要なセルの範囲を入力するだけで、値を求めることができる便利なものです。

 またCOUNT関数以外にもCOUNTA関数、COUNTBLANK関数などの「数える」系の関数があります。

 関数を便利に使いこなすためにも、どのような関数があるかを知っておきましょう。目的にあった関数を選ぶことで、作業効率が大幅に向上します。

数値を含むセルを数えるCOUNT関数

 このような入金管理表で、月末に入金済のデータが何件あるかを求めるためには、数値を含むセルを数えるCOUNT関数を使用すると便利です。

 関数とはエクセルにあらかじめ用意されている数式のことです。COUNT関数以外にも500種類近くの関数が用意されていて、中でもCOUNT関数は使用頻度の高い関数です(関数の種類はエクセルのバージョンによって異なります)。

 まず入金済み件数を表示させたいC12のセルをクリックしたら、エクセルの数式バーの左にある「fx」と表示してある[関数の挿入]をクリックします。

 関数の挿入ダイアログが表示されます。[関数名]ボックスからCOUNT関数を選択します。

 数が多くて探しづらいときは、[関数の検索]ボックスに「count」と入力して[検索開始]をクリックすると、絞り込むことができます。[関数名]の選択が完了したら、[OK]をクリックします。

 [関数の引数]というダイアログボックスが表示されます。COUNTの欄に[値1]、[値2]というボックスがあります。この値1と値2で、作業を行うセルの範囲を指定できるのです。[値]は引数(ひきすう)とも呼ばれ、関数で計算するときの元データとなる数値や文字列のことです。

 [値]ボックスには、関数によって[文字列][数値][理論式]などと変化します。COUNT関数の[値]ボックスでは、セル範囲を指定します。

 入力方法としては、セル範囲をテキストボックスに直接入力するか、ワークシート上でドラッグすると指定できます。例題の表で件数を数える対象となるセル範囲を[値1]ボックスに「C4:C8」と指定し、[OK]をクリックします。[関数の引数]ダイアログボックスの下にある[関数式の結果=]のところで、計算結果を確認できます。

 [数式の結果=]だけでなく、C12のセルにも入金済みデータの件数が表示されます。

 COUNT関数は、指定されたセル範囲にある数値が入ったセルの数をカウントします。この表では「入金済み」の件数だけをカウントするため、未入金の会社については数値の「0」ではなく、文字列の「未入金」と入力している点がポイントです。COUNT関数は文字列をカウントしません。

 このような特性を理解して、セルの書式を工夫することがCOUNT関数を使うときのポイントです。

空白ではないセルを全てカウントするCOUNTA関数

このエントリーをはてなブックマークに追加
Evernoteに保存
印刷

連載記事一覧

松崎 美穂

松崎 美穂

大学卒業後、外資系ソフトウェアベンダーへ入社。インストラクター、コンサルタントとして約5年在籍。その後フリーとなり、インストラクター経験を活かし、各種ソフトウェアの操作説明作成、カスタマーサポート、Office製品・パソコンインストラクターなどの業務に従事。2児の母。趣味はピアノ。

メルマガ登録


スペシャルインタビュー


成功企業の戦略

ページトップへ