オフィスソフト使いこなし(第49回)

顧客リストや住所録に使えるエクセルの入力機能

posted by 松崎 美穂

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 エクセルには、入力の際に使える便利な機能が数多くあります。これらの機能をうまく使えば、データ入力のスピードアップや、入力ミスを減らすことも夢ではありません。中でもビジネスやプライベートでの使用頻度が高いと思われる、住所録や顧客リストの入力に使える機能を紹介します。

郵便番号から住所を素早く入力する

 住所録や顧客リストを作成する際、難読地名が入った住所入力に時間がかかってしまうことがあります。その煩わしさを軽減させるのが、郵便番号から住所を変換する機能です。

 まず入力モードを[ひらがな]にした後、全角で7桁の郵便番号を入力して[Space]キーで変換します。郵便番号を入力するときに、3桁目と4桁目の間に「-」(ハイフン)を入力することを忘れずに。ハイフンを入力しないと住所に変換できません。

 変換候補の一覧に、町名やビル名などが入った住所が表示されます。

 変換候補の一覧から選択し、[Enter]キーで確定するだけで、難読地名が入った住所も簡単に入力することができました。

 郵便番号から住所を変換・入力する方法は、エクセルだけではなく、ワードやパワーポイントでも同様に変換・入力できます。ぜひ覚えておきましょう。

数字の先頭に「0」を表示させるテクニック

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松崎 美穂

松崎 美穂

大学卒業後、外資系ソフトウェアベンダーへ入社。インストラクター、コンサルタントとして約5年在籍。その後フリーとなり、インストラクター経験を活かし、各種ソフトウェアの操作説明作成、カスタマーサポート、Office製品・パソコンインストラクターなどの業務に従事。2児の母。趣味はピアノ。

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