オフィスソフト使いこなし(第38回)

ワードの誤記を簡単に修正「校閲機能」を活用しよう

posted by 川本 鉄馬

このエントリーをはてなブックマークに追加
Evernoteに保存
印刷

 企画書や報告書など、ビジネスで使う文書では、誤字脱字や分かりにくい表現は、なるべく避けたいものです。

 そこで便利なのが、ワードに標準で装備されている「校閲」機能です。文書を作成する際にこの機能を使うと、言い回しの間違いやミスタイプなどが簡単にチェックできます。

ワードに標準搭載の頼もしい機能

 企画書や報告書、連絡書やあいさつ文など、ビジネス文書で重要なのは、要件が正確に記載されていることと、その内容が文書を読む人に誤解なく伝わることです。そのためには、シンプルでポイントを押さえた文書を書き、言い回しの間違いやスペルミスなどに気を配ることが重要となります。

 ワードが標準で備えている文書の校閲機能は、ビジネス文書に求められるこれらの正確さを手軽にチェックできる、非常に使い勝手の良いものです。

 ワードで文書の校閲を行うには、メニューから[校閲]→[スペルチェックと文章校正]を選ぶだけ。文書の先頭からチェックが始まります。

 もし、文書内でおかしな箇所が見つかると、その箇所がピックアップされ、画面の右(またはウインドウ)に、ピックアップされた理由が表示されます。

 ワードによるピックアップされた箇所が、筆者の意図的な表現や、固有名詞特有の表記などで特に問題がない場合は、「無視」をクリックすると、修正は行われずに、次の箇所に移動します。

 ピックアップされた箇所に修正を加える必要がある場合は、文書内の問題箇所をクリックすることで、表記を修正できます。

 修正が終了したら、右の画面に表示されている「再開」をクリックし、校正箇所のピックアップに戻ります。これを繰り返すことで、文書全体を正確な表現に整えることができます。

 このようにして文書内のタイプミスや用法違いなどの修正を終えると、最後に表記の“ゆれ”が表示されます。ここでピックアップされるのは、同一の漢字に対する送り仮名の違いや漢字の使用/不使用(ひらがな表記)、数字やアルファベットの全角/半角などです。

 たとえば、同一の文書内で「引き渡し」と「引渡し」が混在していれば、統一することができます。この修正は、ピックアップ箇所を個別に修正することも、全候補を一気に統一することも可能です。

二重否定や表記揺れの確認もできる

このエントリーをはてなブックマークに追加
Evernoteに保存
印刷

連載記事一覧

川本 鉄馬

川本 鉄馬

IT系をメインに原稿を書いてきましたが、最近は自動車、オートバイ、自転車、防犯、ウクレレなどイロイロ書きます。PC系は、Windowsがバージョン2の頃からのお友だち。ここ何年かのお気に入りはUbuntuで、今年になってPythonをいじり始めました。いつの間にか始めていたIngressが、もうすぐレベル11になります。

メルマガ登録


スペシャルインタビュー


成功企業の戦略


離島の廃校で学ぶ酒造りとまちづくり

ページトップへ