オフィスソフト使いこなし(第35回)

エクセルで「重複削除」を使いこなす

posted by 川本 鉄馬

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 エクセルは、住所録から会計管理まで使える非常に高機能なソフトです。しかし、元となるデータが表の中に複数存在していると、正しい情報が導き出せないケースがあります。

 たとえば住所録であれば、同一のファイルに同じ人の情報が重複して入っているのは好ましい状態ではありません。片方のデータだけを最新情報に更新してしまうと、どちらの情報が正しいのか、わからなくなってしまいます。

 また、同じ内容のデータが大量に重複していると、それだけでデータファイルのサイズが増えてしまうため、エクセルの操作スピードが遅くなったり、データの保存スペースを無駄に消費してしまいます。

 こうした無駄なデータの処理に便利なのが、「重複の削除」です。この機能を使うと、データシートの中から重複箇所を自動で削除できます。

重複データの削除は一発でできる

 重複の削除は、ツールバーの[重複の削除]アイコンで行います。ツールバーの[データ]を選ぶと、アイコンが表示されます。

 もし、[重複の削除]が見当たらない場合は、エクセルの表を横方向に拡大してみてください。エクセルでは、画面の表示幅によってツールバーの表示内容が自動的に調整されるため、表の横幅が狭い場合、[重複の削除]アイコンが表示されない場合があります。

 対象となる表を選択し、[重複の削除]をクリックすると、ウインドウが表示されます。

 すべての項目で重複しているデータを消去したい場合は、「名前」や「住所」など、ウインドウの項目すべてにチェックマークが入っている状態で[OK]をクリックします。

 今回説明用に作成した住所録では、3行目と7行目にある「山本英夫」という人物のデータが、名前、住所、電話番号のすべての項目で重複しています。ここで重複データを消去すると、7行目のデータがまるごと削除されます。削除後は、以下のようなメッセージが表示されます。

 住所だけ、電話番号だけなど、一部の項目だけを検索のキーとすることも可能です。その場合は、当該項目だけにチェックマークを付けます。

 上の図は、名前と電話番号に対して重複のチェックを行う場合の例です。この表では、「山本英夫」という人物の名前と電話番号は重複していますが、住所は異なります。引っ越しなどの理由により、同一人物ながら複数の住所録ができてしまった典型的なケースです。

 この場合、「住所」をチェック項目から外し、OKを押すことで、「山本英夫」の重複データが削除できます。

「本当に削除しますか」のような確認メッセージはナシ

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川本 鉄馬

川本 鉄馬

IT系をメインに原稿を書いてきましたが、最近は自動車、オートバイ、自転車、防犯、ウクレレなどイロイロ書きます。PC系は、Windowsがバージョン2の頃からのお友だち。ここ何年かのお気に入りはUbuntuで、今年になってPythonをいじり始めました。いつの間にか始めていたIngressが、もうすぐレベル11になります。

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