オフィスソフト使いこなし(第31回)

エクセルの「プルダウン」機能を使いこなそう!

posted by 小山田 明人

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 エクセルでは表の作成や関数を使った数字計算など、データを使った様々な処理を行うことができます。また、ToDoリストや進捗確認など、ステータス管理のために活用することもできます。

 しかし、たとえば担当者の名前など、お決まりの入力内容を毎回手入力するのは非効率です。そこで今回は、特定の項目が効率的に記入できる「プルダウンの作成方法」を紹介します。

「プルダウン」機能を利用する意義とは

 エクセルでは、カテゴリや氏名、ステータスなど同じ内容を入力することが多くあります。ですが、プルダウンを活用すれば、選択肢のなかから選ぶだけで入力できます。

 プルダウンを作成することは、入力が簡単になること以外にもメリットがあります。それが、「入力ルールが統一できる」ということです。

 たとえば手入力で「確認した」というステータスを入力する場合、作業者によって「確認済」「確認完了」のように、異なる表現で入力してしまう恐れがあります。どちらも「確認した」という意味ではありますが、表記が違うため、集計の際にそれぞれ別のステータスとして扱われてしまうことになります。

 一方、プルダウンであれば、表示された選択肢の中から選ぶだけなので、予め「確認済」というプルダウンを用意しておけば、表記ルールがバラバラになることはありません。プルダウンはこうした表記の揺れを防ぐことで、効率的なデータ集約が可能になるというメリットもあります。

設定は簡単。コピペにも対応

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小山田 明人

小山田 明人

株式会社ネクストアド代表取締役。2008年より学習塾を経営し、学校取材を重ねるなか、閉ざされた教育業界の広告を変えたいという思いから2015年4月株式会社ネクストアドを設立。現在では、B2Bコンテンツ・ホワートペーパーを制作するB2B事業部、不動産や物販、アフィリエイターをコンテンツで支援するB2Cコンサルティングを中心に業務を拡大。独自のライティングノウハウで、クレジットカード・格安スマホ・引越しなどのビックキーワードで1ページ目を獲得し活躍を続ける。

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