オフィスソフト使いこなし(第28回)

エクセルを1枚で印刷したい、共有したい時の解決法

posted by 小山田 明人

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 仕事でエクセルを使う際、「これ、どうやるんだっけ……」と、ついうっかり対処法を忘れてしまう時があります。

 今回は、エクセルでよくあるミスやトラブルを事例に挙げ、その対処法について説明します。

印刷が途中で切れてしまう……

 エクセルは、大きな白い画用紙のようなもので、ある程度は制約無く利用することができます。そのため、何の意識もせず資料を作成し、印刷をしてみたら、1ページのつもりが何十ページも出てきたり、意図しないところで表示が切れてしまうことがあります。

 このトラブルを回避するためには、印刷の前に印刷位置の調整をしておく必要があります。印刷位置の調整を行うためには、[表示]→[改ページプレビュー]をクリックします。

 特に設定をしていない場合は、下記の図のように、表が中央で寸断されるようなことがあり、このまま印刷すると2ページ出力されることになります。

 そこで、画面中央の縦の点線を、表の右側へ移動しましょう。ある程度まで伸ばすと、画面の印刷表示が「1ページ」となり、1ページでプリントアウトできます。

 このように、改ページを表示するステータスにしておくことで、1ページにつき、どこまで印刷されるのか把握することができます。印刷設定で用紙の大きさや縦横を変更すると、この表示も自動的に変更されます。

ファイルがメンバー同士で共有できない……

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小山田 明人

小山田 明人

株式会社ネクストアド代表取締役。2008年より学習塾を経営し、学校取材を重ねるなか、閉ざされた教育業界の広告を変えたいという思いから2015年4月株式会社ネクストアドを設立。現在では、B2Bコンテンツ・ホワートペーパーを制作するB2B事業部、不動産や物販、アフィリエイターをコンテンツで支援するB2Cコンサルティングを中心に業務を拡大。独自のライティングノウハウで、クレジットカード・格安スマホ・引越しなどのビックキーワードで1ページ目を獲得し活躍を続ける。

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