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オフィスソフト使いこなし(第26回)

エクセルで月ごとの売上推移を管理する

posted by 小山田 明人

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 売上の管理をするとき、伝票がたくさんあると煩わしくなり、手間も時間もかかってしまいます。また、手入力が多いと入力間違いも起きやすくなります。

 そこで、日付関数とピボットテーブルを使い、月ごとの推移がわかりやすい売上の管理表を作ってみましょう。最初にかかる手間はありますが、毎月同じファイルを使って月ごとの推移を出すことができるため、後からまとめ直す必要がなくなります。

1)まずはデータを抽出するための準備をする

 最初に、たくさんのデータがあると画面スクロールしたときに項目が見えなくなってしまいますので、項目名が常に確認できるよう表示を変更しておきましょう。

 項目名のすぐ下のセル(A2)を選択してから「表示」タブ(メニュー)をクリックし、「ウインドウ枠の固定」を選択します。これで、項目名が常に表示されるようになりました。

 次に、売上日の書式設定をします。これにより、例えば日付を「4/1」と入力した場合も、表示を「4月1日」とすることができます。これにより、毎回「●月●日」と入力する手間が省けます。

 あらかじめ書式設定をしておけば、列で表示を揃えることができるため整ったデータが作れます。多くの日付を入力する際には、このように書式設定を活用します。

 さらにこの表では、売上日の隣に、月ごとにまとめるための列を追加しました。この列は後から集計をするために必要な列となります。ここに、日付から「月」を抽出する式を入力しておきます。

式:=MONTH(A2)&”月”

 関数「MONTH」を使うと、A列に入っている日付から月を抜き出して表示させることができます。同様に、「YEAR」関数なら「年」を、「DAY」関数なら「日」を表示できます。

 &”月”は、[日付から抽出した数字の後ろに、「月」と文字を付け加える]という意味です。このようにダブルクオーテーションで文字列をはさみ、数式と「&」でつなげれば、数式の結果と文字列を同じセルに表示させることができます。これにより月の列には、「4月」、「5月」と表示されます。

  1年以上同じシートを使う可能性がある場合には、「=YEAR(A2)&”年”&MONTH(A2)&”月”」としておき、年と月を表示させるようにしておくと便利です。

 もし、A列にデータを入力した時だけB列に月を表示させたい、という場合には、以下のように「IF」関数で条件付けをします。

式:=IF(A2=””,””,MONTH(A2)&”月”)

2)月ごとのまとめを作成する

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小山田 明人

小山田 明人

株式会社ネクストアド代表取締役。2008年より学習塾を経営し、学校取材を重ねるなか、閉ざされた教育業界の広告を変えたいという思いから2015年4月株式会社ネクストアドを設立。現在では、B2Bコンテンツ・ホワートペーパーを制作するB2B事業部、不動産や物販、アフィリエイターをコンテンツで支援するB2Cコンサルティングを中心に業務を拡大。独自のライティングノウハウで、クレジットカード・格安スマホ・引越しなどのビックキーワードで1ページ目を獲得し活躍を続ける。

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