オフィスソフト使いこなし(第1回)

10分で作るエクセル見積書

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画像キャプチャエクセルを使って見積書を作りましょう。簡単な操作で時間を掛けずに見積書を作ることができます。同様の手順で、見積書だけでなく請求書や納品書なども作成できます。
また、作成した見積書をテンプレートとして保存しておけば、次回から見積書がもっとすばやく作成できます。

【テンプレート】
日本語で言えば「ひな型」のこと。似たような文書やワークシートなどを多用する場合、共通する部分だけをテンプレートとして保存しておき、使用する目的に合わせて一部を変更して使うことができます。テンプレートを利用することで、新しく入力したり変更したりするだけで文書が作成できるので、効率よく仕事を進められます。

1.見積書に必要な項目を考える

エクセルを操作する下準備として、見積書に必要な項目を書き出しておきましょう。一般的な見積書に必要な項目としては、以下のようなものがあります。

・発行日 ・相手先 ・発行者 ・有効期限
・商品名 ・数量  ・単価  ・金額   ・備考

ここに挙げた項目は、あくまで一例です。業種や扱っている商品・サービスなどによって、必要となる項目は変わります。

2.新規シートに項目を入力する

新規作成したエクセルのシートに、1で挙げた項目のうち見積もり表以外の項目を入力していきましょう。

【シート】
または「ワークシート」、「スブレッドシート」とも呼ばれる、表計算ソフトの基本画面です。行と列から構成されたセルの集まりで、セルに文字や数値、計算式などを記述することで、計算を行うことができます。エクセルでは、複数シートの集まりを「ブック」と呼んでいます。

画像キャプチャ

POINT
セルにテキストを入力する場合、入力後にセルの幅を変えると文字の一部が欠けてしまう場合があります。発行者名などの情報をテキストボックスか画像として配置すれば、セルの幅を変更しても影響されにくくなります。

画像キャプチャ

【セル】
行と列で構成されたマス目のこと。表計算ソフトでは、ひとつひとつのセルに値や計算式などを入力して、機能を持たせることができます。例えば、「Σ」という関数を使うと、指定した範囲のセルの合計を表示させることができるのです。

【テキストボックス】
文字列を入力するための領域のこと。テキストボックスに入力した文字列はすべて文字と見なされるため、たとえ数式を入力しても計算結果は表示されません。また、図やクリップアートと同様に扱われるため、ドラッグ操作で移動してもセルに影響は与えません。

3.見積もり表を作る

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