2016.5.9 (Mon)

ビジネス英語講座(第21回)

アポイントに遅れてキャンセルするときの英語表現

posted by マーティン チエ

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 急な外せない用事ができて、アポイントをキャンセルしなければならないときがあります。今回はキャンセルした時の謝罪や、リスケジュールの際に使用する英語表現を紹介します。

相手に謝り、キャンセルの理由を述べる

 アポイントをキャンセルしなくてはいけない理由はさまざまですが、実際にそのような場面に遭遇したら、焦ってしまう人が多いのではないでしょうか。まずすべきなのは、正しいエチケットで相手にきちんと謝罪すること。そしてその理由を告げることです。

 会社の事情でアポイントをキャンセルしなくてはいけなくなった時は、こういう言い方ができます。

“I’m sorry, but I am afraid I will not make it to our appointment due to a problem that just came up at work.”
(申し訳ないのですが、会社でたった今問題が起こったために、アポイントには間に合いそうもありません)

 または、このような表現もできます。

“I apologize for the inconvenience, but I am not going to be able to make it to the appointment today due to a problem at work.”
(ご不便をかけて、申し訳ありません。会社でちょっとトラブルがあったようなので今日のアポイントには参加できそうにありません)

 次は、家庭の事情で大切なミーティングに出られなくなってしまった時の英語表現です。

“I am sorry, but unfortunately, an issue just came up at home, and I cannot make it to the meeting.”
(ごめんなさい、申し訳ありませんが、たった今、家で問題が起きたためにミーティングには参加できません)

リスケジュールを提案する

 理由を述べて謝った後は、現実的な対処として「追って連絡をします」と伝えるか、もしくは具体的にリスケジュールを提案してみましょう。まずは、こちらから日にちや時間を提案する英語表現です。

“Are you available on Monday at 11AM?”
(月曜日の午前11時はいかがでしょうか?)

 次は、相手に日時を決めてもらう言い方です。

“Next week is completely open for me. Please let me know the best time for you.”
(来週だったら私はいつでもオーケーなので、そちらの都合のいい日を教えてください)

 次は、キャンセルしてしまったミーティングをリスケジュールするために翌日フォローアップの電子メールを送ります、と告げる時の英語表現です。

“I will email everyone tomorrow to ask when the best time for us to meet next week will be.”
(来週だったらいつが都合がよいかを伺うメールを、明日みなさんに送ります)

相手に感謝の気持ちを述べる

 たとえその理由が何であったとしても、こちらの都合によって相手のスケジュールに支障をきたしたことには変わりはありません。対応してくれた相手に感謝の言葉を送りましょう。

“Thank you so much for your flexibility. I really appreciate it.”
(柔軟に対応してくれて、本当に感謝します!)

 謝罪しなければならないときは、今後必ずくるはずです。最後は、このようにお礼を言ってから締めくくりましょう。

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マーティン チエ

マーティン チエ

ニューヨーク、ブルックリンを拠点にするフリーのバイリンガル・ライター。米パンゲアトゥデイの日本人記者も務める。デモクラシーナウ!ジャパンでのウェブログやレイアウトなどを担当。日本ではバイリンガルCMアイドルの経歴を持つ。
ホームページ http://ethnovegan.com

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