2016.2.1 (Mon)

ビジネス英語講座(第17回)

取引き先とのやり取り(通知編)

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取引き先とのやり取り(通知編)

ビジネスにおいて、取引き先へ事務所の移動や営業時間などの変更を通知する機会があると思います。今回は、そのような場合のメールでの通知のしかたについてご紹介します。

営業時間の変更を知らせるとき

新しい営業時間はもちろんですが、相手の混乱を避けるために現在の営業時間についてもあわせてお知らせしましょう。

“I am writing you to inform that our operating time will change from 9AM~5PM to 10AM~6PM next week.”
(来週から営業時間を午前9時~午後5時から午前10時~午後6時に変更することをお知らせします)

ホームページに営業時間が記載されている会社については、そちらの変更も忘れずに。できれば変更をしたというお知らせもホームページの目立つところに記載するようにしましょう。

オフィスの移動を通知するとき

オフィス移転の際には、場所だけではなく、いつから移動するかについても忘れずにお知らせしましょう。

“We would like to notice you that we will move our office to the west tower on next month.”
(来月から西棟へ事務所が移転することをお知らせします)

郵便物などを頻繁にやり取りする取引き先であれば、相手のデータ変更の作業を考慮しなければなりません。変更が決まりしだい、早めに通知しましょう。

業務に関連する変更事項は、何かと相手に手間をかけることがあります。こちらにとって小さな変更でも、相手が大企業になると、仕事の段取りや会社のシステムに大きな変更が必要な場合もあります。できるかぎり余裕を持った通知を心掛けましょう。

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